Tutto quello che avreste sempre voluto sapere sulle procure digitali e non avete mai osato chiedere (Aggiornamento).
Ritorniamo sul tema delle procure digitali, che in questo periodo di isolamento forzato e spostamenti limitati diventano uno degli strumenti fondamentali per la gestione delle stipule indifferibili o urgenti.
di Ludovico Capuano notaio in Napoli
a) Posso fare una copia conforme digitale di una procura speciale rilasciata in analogico, inviarla al collega che a sua volta estrae copia analogica da documento informatico?
Questa è la madre di tutte le domande, la questione che affolla le menti di molti notai e su cui si sono affannati in tanti per dare una soluzione definitiva.
La risposta, per non lasciare suspense, è: si.
L’art. 73 della legge notarile e l’art. 22 del CAD contengono in particolare la facoltà per il notaio di rilasciare copie (digitali di documento analogico), pertanto ben sarà possibile rilasciare copia digitale di procura speciale, atteso che a nulla vale il rilievo in merito alla possibilità che esistano due documenti (un originale e una copia) contenenti lo stesso potere, dato che nulla vieta di rilasciare la procura in più originali cartacei. Sarà pertanto, al più, una questione di responsabilità del procuratore qualora utilizzi la stessa procura per compiere l’atto due volte (e ricordiamo che l’obbligo di allegazione sussiste solo per gli atti pubblici, ma non per le scritture private autenticate).
Per quanto riguarda la “fase 2” (ovvero la successiva ritrasformazione da digitale in analogico a cura del notaio ricevente l’atto), anche in questo caso è lo stesso articolo 57-bis della legge notarile a consentire l’estrazione a cura del notaio rogante dal documento digitale per trasformarlo in analogico. Sul tema, più ampio, della possibilità di rilascio di copie di copie, già in passato giurisprudenza e dottrina (suffragata dagli studi del Consiglio Nazionale del Notariato) ne hanno ammesso la possibilità e dunque anche quest’ultimo rilievo è superato.
b) Devo inviare la procura via PEC o basta anche una semplice mail?
In questo caso la risposta corretta è la seconda. Il mezzo di trasmissione della procura non conferisce alcun crisma di maggior valore al documento stesso. La differenza tra una PEC e una mail normale è semplicemente nella possibilità di avere prova giuridica del ricevimento (e della data certa ai fini della vigenza della firma digitale), ma ai fini dell’allegazione non serve a nulla.
c) Devo stipulare un atto informatico, la procura allegata la devono firmare tutte le parti?
No, è un originale ai sensi dell’art. 51 della legge notarile non deve firmarlo nessuno.
d) La copia di procura va a repertorio?
No, è già a repertorio la procura originale.
e) devo mettere la procura a raccolta per poter rilasciare copie?
No
f) in che modalità posso assolvere al pagamento dell’imposta di bollo?
Le modalità operative per assolvere il bollo possono essere sostanzialmente 3:
1) Apposizione del bollo sull’originale e copia, in conformità all’art. 1 nota 1 della tariffa, parte prima, allegata al DPR n. 642/1972, fatta direttamente dall’originale così che si veda il contrassegno originale;
2) Inserimento dei numeri di contrassegno nell’attestazione di copia conforme;
3) Utilizzo del Bollo Virtuale con l’indicazione degli estremi
Si riporta uno schema di attestazione di copia conforme
“Copia su supporto informatico conforme all’originale cartaceo dell’atto da me autenticato in data odierna Rep n. , ai sensi dell’art. 22, comma 2 del D.Lgs. n. 82 del 7 marzo 2005.
Si rilascia per gli usi consentiti dalla Legge.
Bollo assolto con marca/marche del identificativo:
(numero marca) di Euro .
Luogo e data
[File firmato digitalmente dal Notaio ………]
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