Il ruolo dell’informatica nella professione notarile

dalla meccanizzazione dei registri immobiliari fino a iStrumentum [1]

L’ingresso dell’informatica in maniera diffusa nella vita dei notai italiani è iniziata alla fine degli anni ’90 con la creazione di Notartel S.p.A., nonché grazie alla digitalizzazione degli archivi delle pubbliche amministrazioni italiane, alla quale la categoria notarile ha collaborato e contribuisce quotidianamente.

Iniziamo col dire che all’incirca dal 2002 gli adempimenti notarili post stipula vengono eseguiti quasi interamente in ambiente telematico.

Risalgono invece al 1992 i primi timidi segnali di informatizzazione delle conservatorie dei registri immobiliari.

Successivamente dal 1998 è divenuto obbligatorio presentare la nota di trascrizione direttamente su supporto informatico e dal 2000 ha avuto inizio un percorso legislativo e tecnico che ha portato all’obbligo di trasmissione informatica degli atti al fine dell’espletamento di tutti gli adempimenti. In particolare, per i notai, dal 1° giugno 2007 è obbligatorio l’utilizzo delle procedure telematiche per gli adempimenti post stipula.

Un ruolo fondamentale è attribuito al così detto Adempimento Unico, introdotto con il D. Lgs. n. 9 del 2000, successivamente oggetto di modifiche e integrazioni, che ha inciso sulla legge 662 del 1996, prevedendo l’utilizzazione di procedure telematiche per gli adempimenti in materia di registrazione, trascrizione, iscrizione, annotazione e di voltura degli atti relativi a diritti sui beni immobili.

In sostanza oggi con un solo file .xml, creato a seguito alla compilazione delle maschere dell’adempimento unico, è possibile contemporaneamente inviare la nota di trascrizione dell’atto notarile ed effettuarne la voltura catastale, provvedendo anche alla registrazione dello stesso.

Con riferimento al Registro delle Imprese italiano occorre invece notare che esso è impostato in maniera differente.

Oggetto di iscrizione non è l’atto da pubblicizzare (come nei registri immobiliari) ma solo i dati contenuti nel modello della domanda presentata all’ufficio.

Dal luglio 2003 è stato introdotto l’obbligo di invio telematico delle domande e degli atti da depositare presso le camere di commercio.

Una data importante in questo settore è anche il 1° aprile 2010, giorno in cui è entrata definitivamente in vigore la Procedura ComUnica.

Essa in sostanza è una busta elettronica che contiene i files originati dalla pratica Fedra, nonché quelli destinati all’agenzia delle entrate (anche per codice fiscale e partita IVA) e ad altri enti come INPS, INAIL.

E’ necessario sottolineare però che la comunicazione unica non è un obbligo per le imprese ma un’opportunità, è uno strumento flessibile che può essere usato in maniera integrale o per singoli segmenti (dai diversi professionisti).

Entrando nello specifico, iniziamo a parlare dell’atto pubblico notarile informatico. Esso non è una nuova e diversa forma per l’espressione del consenso contrattuale, si tratta invece di una serie di regole volte a rendere possibile la documentazione su supporto informatico di una volontà contrattuale, con garanzia di certezza e solennità pari a quelle proprie dell’atto analogico.

Ciò è anche dimostrato dalla circostanza che il D. Lgs. 110/2010 che ha introdotto l’atto pubblico informatico redatto da notaio, non è una disposizione a sé stante, ma ha inciso sulla legge notarile del 1913.Del resto all’atto pubblico informatico si applicano tutte le norme della legge notarile, in quanto compatibili: il principio si trova enunciato al comma 1 del nuovo art. 47 ter, che costituisce insieme al successivo comma 2, la disciplina tra le norme pregresse e la nuova “forma”. Il comma 2 dell’art. 47 recita “L’atto pubblico informatico è ricevuto in conformità a quanto previsto dall’art. 47 ed è letto dal notaio mediante l’uso e il controllo PERSONALE degli strumenti informatici”.

E’ in tal modo chiarito che le norme sull’indagine della volontà delle parti, sulla redazione del documento, sulla lettura personale, non sono derogate quando si sceglie l’originale informatico e pertanto si può considerare immutata l’essenza dell’intervento notarile. Ecco allora che l’atto pubblico informatico non impoverisce il ruolo del notaio, ma anzi ne arricchisce la sua funzione di mediatore tra il cittadino ed il mondo del diritto, offrendo sempre più soluzioni operative a seconda delle esigenze concrete.

Ricordo che attualmente l’atto pubblico informatico è obbligatorio solo per gli appalti pubblici.

Gli atti pubblici informatici notarili sono conservati dal CNN (Notartel) e si è provveduto anche a stipulare una convenzione tra il CNN e gli Archivi Notarili per l’effettuazione delle ispezioni.

In sostanza è Notartel che viene delegata dal singolo notaio (responsabile della conservazione) a svolgere effettivamente l’attività di conservazione.

E’ necessario passare ad occuparci del tema della firma elettronica, quale modalità  utilizzata per firmare i documenti informatici.

L’art. 1 lett. q del C.A.D. la definisce come l’insieme dei dati in forma elettronica allegati oppure connessi ad altri tramite associazione logica, utilizzati come metodi di identificazione informatica.

La firma elettronica può essere semplice (o leggera) come quella cui ho accennato precedentemente e serve per l’autenticazione informatica come, per esempio, il nome utente e la password.

L’art. 1 lett. q bis del C.A.D. prevede poi la firma elettronica avanzata, firma caratterizzata da una procedura informatica che garantisce la sua riconducibilità univoca al firmatario. L’art. 1 lett. r del C.A.D. (c.d. firma pesante) permette di identificare in modo univoco il titolare e la titolarità di firma ed è certificata da un soggetto terzo.

Da ultima, ma non ultima, la firma più importante è quella digitale, quella dei notai, che è un particolare tipo di firma elettronica qualificata, basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro. Essa permette al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite quella pubblica, rispettivamente di manifestare e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico.

La firma grafometrica implementata dal notariato è in sé e per sé una firma elettronica semplice.

L’art. 52 bis della legge notarile tuttavia consente che le parti possano utilizzarla all’interno di un atto pubblico notarile proprio per l’intervento del notaio che la rende attendibile inserendo la propria firma digitale (firma elettronica forte).

In assenza della sottoscrizione del notaio, il documento firmato con semplice firma elettronica non avrà nemmeno il valore di forma scritta e quindi di scrittura privata (a differenza dell’atto pubblico cartaceo non firmato dal notaio).

La nostra firma digitale si contraddistingue anche per alcune sue peculiarità: può essere rilasciata solo ai notai in esercizio, si tratta in sostanza di una firma funzione, che attesta l’iscrizione a ruolo (art 23 ter LN) ed è rilasciata dal CNN (23 bis LN). E’ poi firma e sigillo, l’art. 23 ter della legge notarile recita che “il notaio custodisce ed utilizza PERSONALMENTE IL DISPOSITIVO DI FIRMA”.

Certificatore delle firme digitali dei notai è il CNN che certifica solo quelle e attesta la qualifica dei notai nei certificati di firma.

Ricordo che Notartel nel 2009 ha ottenuto la certificazione UNI per la sua attività di certificatore.

Siamo arrivati al presente e quindi possiamo parlare di iStrumentum. Premetto che prima della sua creazione, la stessa commissione informatica del CNN aveva stabilito che la sottoscrizione autografa dovesse essere costituita da diversi parametri (tratto, pressione, velocità …) e che la semplice scansione non fosse sufficiente per acquisire tutti tali parametri, come se alla sottoscrizione mancassero alcune lettere.

iStrumentum è il nuovo software, sviluppato da Notartel in collaborazione con Aruba, di proprietà del Consiglio Nazionale del Notariato.

iStrumentum consentirà ai cittadini, una volta messo progressivamente a disposizione di tutti gli studi notarili, di sottoscrivere dal notaio il proprio atto digitale, in assoluta sicurezza e semplicità.

Il programma accompagna il notaio nell’intero processo di preparazione, creazione, verifica e costruzione dell’atto informatico notarile e dei suoi allegati, per la sottoscrizione dei quali sarà possibile utilizzare indifferentemente la firma digitale (per chi ne è dotato) e/o la firma grafometrica.

Ricordo che spesso, per esempio nel caso delle società, gli amministratori delegati non hanno la disponibilità materiale della firma digitale, che è “affidata” ad altri professionisti per adempimenti di varia natura. Per garantire la massima sicurezza, necessaria in questi casi, il nuovo software non si limita a inserire nel documento l’immagine della firma, “catturando” il segno grafico inserito sul tablet. Con iStrumentum, Notartel ha messo a punto una firma grafometrica notarile evoluta rispetto a quella normale già diffusa su tablet, che consente, grazie a specifiche campionature, di acquisire una serie di dati biometrici propri della sottoscrizione di ciascuno, con caratteristiche peculiari di assoluta sicurezza. La firma di ciascun sottoscrittore (di un atto) sarà quindi associata al tempo di scrittura, alla pressione esercitata sul tablet, alla posizione della mano, alla velocità, accelerazione e ritmo nel momento della sottoscrizione, perfino all’inclinazione della penna: criteri che garantiscono la massima sicurezza, creando un legame indissolubile fra i tratti biometrici del firmatario e il documento sottoscritto e rendendo impossibile, ad esempio, il riutilizzo della stessa firma per atti diversi.

[1] Le presenti brevi note costituiscono una rielaborazione del mio intervento al Convegno, organizzato a Milano il 19 novembre 2015 dal Comitato Notarile Lombardo – Ticinese, dal titolo: “WORKSHOP SULLA FIRMA DIGITALE E PERSONALITA’ DELLA PRESTAZIONE: PROBLEMI TECNICI E DEONTOLOGICI”.

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Il ruolo dell’informatica nella professione notarile ultima modifica: 2016-02-16T08:42:36+00:00 da Luca Donegana