Le recenti novità introdotte dall’art. 20 comma 7-bis del Decreto Legge 24 giugno 2014 n. 91, convertito con Legge 11 agosto 2014 n. 116, hanno rafforzato la centralità del ruolo del notaio e la relativa responsabilità nell’iscrizione degli atti al Registro delle Imprese.

In un’ottica di semplificazione il legislatore, al fine di facilitare e accelerare “ulteriormente” le procedure di iscrizione nel Registro delle Imprese nonché di “rafforzare il grado di conoscibilità” delle vicende relative all’attività dell’impresa, ha previsto che, qualora l’iscrizione sia richiesta sulla base di un atto pubblico o di una scrittura privata autenticata, il Conservatore debba procedere all’iscrizione immediata dell’atto.

L’incipit del comma 7-bis esplicita esattamente il fine enunciato nella norma stessa e, come chiarito anche dalla Circolare del Ministero dello Sviluppo Economico n. 3673 del 19 settembre 2014, rappresenta molto di più di una semplice  ratio legis, rendendo le intenzioni del legislatore principio assolutamente vincolante per l’interprete.

Le anzidette novità si inquadrano, del resto, in un iter iniziato con la Legge 24 novembre 2000 n. 340 che aveva introdotto il controllo notarile in luogo dell’omologa del Giudice e il correlato potere per l’iscrizione degli atti nel Registro delle Imprese, circoscrivendo  l’attività dell’Ufficio, per gli atti soggetti ad omologa, alla sola verifica della regolarità formale della documentazione.

A seguire l’art 31 comma 2-ter della Legge n. 340 del 2000 (introdotto con la Legge 27 dicembre 2002 n. 284), che testualmente recita “I pubblici ufficiali roganti o autenticanti gli atti da cui dipendono le formalità di cui ai comma 2 e 2-bis possono in ogni caso richiederne direttamente l’esecuzione al registro delle imprese che esegue le formalità, verificata la regolarità formale della documentazione”, ha esteso il potere di controllo notarile ai fini dell’iscrizione nel Registro delle Imprese a TUTTI gli altri atti soggetti ad iscrizione, purchè rogati o autenticati dal pubblico ufficiale che ne richieda direttamente l’esecuzione.

Pertanto, per detti atti, si è introdotto un diverso regime di iscrizione:

* laddove presentati per l’iscrizione dall’interessato (per es. l’amministratore), anche se rogati o autenticati da notaio, il controllo dell’Ufficio si estende non solo sul piano formale ma anche su quello sostanziale di legalità, cioè di verifica delle condizioni richieste dalla legge per l’iscrizione;

* laddove invece la domanda di iscrizione provenga direttamente dal Pubblico Ufficiale che li ha rogati o autenticati, la norma demanda proprio al Pubblico Ufficiale stesso il controllo sostanziale per l’iscrizione e riduce il controllo del Registro delle Imprese alla verifica della mera regolarità formale della documentazione.

Tuttavia la prassi degli Uffici è stata, fino ad ora, nel senso di interpretare il termine “possono” previsto al comma 2-ter del citato articolo in senso assolutamente restrittivo riconducendo l’applicabilità della norma ad una esplicita richiesta del Pubblico Ufficiale richiedente l’iscrizione.

Pertanto i Registri delle Imprese, per tutti gli atti in oggetto, hanno fino ad oggi continuato, di fatto, a svolgere un controllo pieno ricomprendente anche tutte le condizioni richieste dalla legge per l’iscrizione procedendo, in caso di esito negativo,  alla sospensione o al rifiuto formale  di iscrizione.

L’art. 20 comma 7-bis del Decreto Legge 24 giugno 2014 n. 91 è andato ben oltre rispetto alla descritta situazione, al fine dichiarato di accelerare ulteriormente le procedure di iscrizione e di rafforzare il ruolo di conoscibilità svolto dal Registro delle Imprese, con l’unica eccezione rappresentata dalle società per azioni (per le quali continua ad applicarsi pertanto la precedente disciplina).

Il legislatore con la novella in oggetto, fatta salva l’eccezione retro descritta per le SPA, ha pertanto voluto delegare in toto al notaio il controllo di legalità, ritenendolo unico soggetto legittimato a svolgere detto ruolo nel rispetto del principio di celerità.

Il motivo dell’esclusione delle SPA appare poco chiaro: probabilmente il legislatore ha immaginato le grandi società con capitale ampiamente diffuso ed ha preferito mantenere il controllo di legalità (per gli atti non soggetti ad omologa) in capo al Registro delle Imprese.

Secondo la già richiamata Circolare del Ministero dello Sviluppo Economico n. 3673 del 19 settembre 2014 l’esclusione sarebbe limitata alle SPA (“restano escluse le sole società per azioni”), ma si è ritenuto che  debba essere estesa alle SAPA oltre che alle società consortili per azioni (così la Nota Informativa del Registro delle Imprese di Torino n. 2 del 6 ottobre 2014).

Per chiarezza espositiva si deve ricordare inoltre che le novità non riguardano, in ogni caso, gli atti soggetti al controllo di omologa, indipendentemente dal tipo societario coinvolto, che continuano a rimanere disciplinati dagli artt. 2330, 2411 e 2436 c.c. e dall’art. 13 del DPR n. 581 del 1995.

Pertanto, con le esclusioni anzidette, qualora l’iscrizione sia richiesta sulla base di un atto pubblico o di una scrittura privata autenticata il Conservatore deve procedere all’iscrizione immediata dell’atto con la previsione, quale norma di salvaguardia, della possibilità della cancellazione d’ufficio ai sensi dell’art. 2191 c.c..

La nuova disposizione parla  di “iscrizione richiesta sulla base di un atto pubblico o di una scrittura privata autenticata”, senza distinguo in relazione al soggetto che ne richieda effettivamente e materialmente l’iscrizione, a differenza di quanto previsto dall’art. 31 comma 2-ter della Legge n. 340 del 2000.

Tuttavia sembra preferibile ritenere che la nuova disciplina si applichi soltanto laddove sia il Pubblico Ufficiale che ha ricevuto l’atto a richiederne direttamente l’iscrizione; si può ritenere infatti che solo qualora il Pubblico Ufficiale abbia effettuato una verifica circa la meritevolezza dell’iscrizione possa trovare spazio il meccanismo dell’iscrizione immediata dell’atto.

Ciò, a maggior ragione, se si considerano i verbali di SRL non soggetti al controllo omologatorio: se si ammettesse, per il solo fatto di essere redatti da notaio, l’applicazione della nuova normativa indipendentemente dal soggetto che ne richiede effettivamente l’iscrizione, ci si troverebbe di fronte ad atti iscritti su richiesta di altri soggetti senza alcun controllo di legalità, né da parte del notaio verbalizzante (che, in quanto tale, ha esaurito la propria funzione nella verbalizzazione, senza potere alcuno sul contenuto della stessa) né da parte del Registro Imprese (che si troverebbe costretto ad un’iscrizione immediata solo perchè che vi è stata una verbalizzazione notarile a monte).

Si consideri inoltre che per le delibere soggette al controllo omologatorio è prevista per il notaio la possibilità di ricorrere al Giudice in via preventiva qualora non ritenga le stesse iscrivibili, mentre analogo meccanismo non è previsto per gli atti non soggetti ad omologa.

Di diverso avviso sembrerebbe, ad esempio, la Camera di Commercio di Torino che, nella Nota informativa n. 2 del 6 ottobre 2014 citata, al punto 2.1 ritiene che ormai l’accertamento delle condizioni richieste dalla legge per l’iscrizione rientri nell’esclusiva responsabilità del notaio, sia quando la domanda è presentata e sottoscritta personalmente dal notaio, sia quando la domanda, alla quale è allegato l’atto notarile, è presentata e sottoscritta da altro soggetto (amministratore, socio, liquidatore della società) ritenendo, sia pur in senso dubitativo, che potrebbero ritenersi abrogate implicitamente tutte le disposizioni normative che, relativamente alle domande di iscrizione da presentarsi sulla base di un atto notarile, attribuiscono a soggetti diversi dal notaio il potere-dovere di presentare la domanda al Registro delle Imprese.

Il contraltare dell’iscrizione immediata dell’atto è dato dalla previsione della possibilità della cancellazione d’ufficio ai sensi dell’art. 2191 c.c.: a fronte di una marcata contrazione dei poteri dell’Ufficio ex ante, con preclusione di ogni possibilità di sospensione o rifiuto formale dell’iscrizione, qualora manchino le condizioni richieste dalla legge è previsto il potere/dovere dell’Ufficio, a posteriori, di effettuare quei controlli che, se effettuati preventivamente avrebbero portato alla mancata iscrizione dell’atto.

La grande novità rispetto al passato è che, in ogni caso, i poteri che l’Ufficio ha conservato ex post sono esercitabili esclusivamente previa attivazione della procedura di controllo del Giudice del Registro ex art. 2191 c.c.; Giudice che è l’unico soggetto legittimato, previo contraddittorio con l’interessato, a ordinare con decreto la cancellazione dell’iscrizione avvenuta in assenza delle condizioni di legalità.

Nella Circolare Mise n. 3673 del 19 settembre 2014, retro citata, si chiarisce che permangono in capo ai Conservatori limitati poteri di controllo preventivi in relazione, ad esempio, alla competenza territoriale e all’autenticità della sottoscrizione della domanda.

A tal riguardo le istruzioni interne di alcuni Registri delle Imprese della Lombardia precisano che i controlli sulla ricevibilità e sulla regolarità dell’istanza (e non dell’atto) restano confermati in capo all’Ufficio, che effettua la propria verifica in fase di protocollazione ovvero durante l’istruttoria pre-iscrizione e può procedere, in caso di accertata irregolarità, alla sospensione o al rifiuto dell’iscrizione della stessa.

In tale ambito rientrerebbero, a titolo esemplificativo, i controlli sul codice fiscale, sulla competenza territoriale della Camera di Commercio, sull’utilizzo della corretta modulistica, sul formato elettronico degli atti nonché i controlli effettuati con l’ausilio del sistema informatico relativi, ad esempio, alle credenziali di accesso, alla correttezza formale dei files informatici e alla validità delle firme digitali apposte alla pratica.

La Circolare Mise inoltre dà ampio rilievo all’ipotesi della mancanza di comunicazione di indirizzo PEC da parte del soggetto in relazione al quale si richiede l’iscrizione immediata dell’atto: in tal caso si ritiene che l’Ufficio sarebbe legittimato alla sospensione della pratica stessa fino ad integrazione della domanda con l’indirizzo di posta elettronica certificata.

È stata anche chiarita da parte del Mise l’interpretazione della locuzione “iscrizione immediata dell’atto”, precisandosi che dovrebbe restare inalterato il principio  dell’ordine cronologico della presentazione delle domande,  senza alcuna accelerazione rispetto alla relativa protocollazione; il termine “immediatamente” non indicherebbe un criterio temporale di evasione della pratica (e pertanto i cinque giorni previsti dall’art. 11 del DPR n. 581/1995 rimarrebbero immutati), bensì la preclusione per il Registro delle Imprese di effettuare controlli e iniziare un contraddittorio sulla iscrivibilità dell’atto, fatte salve le precisazioni retro esposte riguardo alla correttezza formale e ricevibilità dell’istanza.

La novella legislativa sottolinea l’esclusiva responsabilità del pubblico ufficiale nel caso di iscrizioni avvenute in assenza delle necessarie condizioni previste dalla legge, e la stessa Circolare citata suggerisce l’adozione di programmi informativi al fine di prevenire irregolarità e ridurre il rischio del coinvolgimento del professionista nell’ambito delle procedure di iscrizione, auspicando forme di dialogo basate sul principio di leale collaborazione fra Uffici Pubblici e Pubblici Ufficiali, nell’interesse delle imprese e della trasparenza e correttezza delle informazioni ad esse riferite.

Ci si è chiesti che tipo di responsabilità abbia il notaio che abbia effettuato iscrizioni “illegittime” e da taluni si è paventata l’applicazione, oltre che dell’art. 28 e delle altre sanzioni previste dalla Legge Notarile, anche dell’art. 138-bis della stessa.

Come è noto, l’art 138-bis (introdotto dalla Legge 24 novembre 2000 n. 340 e modificato da ultimo dal D.Lgs. 1 agosto 2006 n. 249) fa riferimento genericamente all’iscrizione nel Registro delle Imprese “delle deliberazioni di società di capitali, dallo stesso notaio verbalizzate”  quando risultano manifestamente inesistenti le condizioni previste dalla legge, comminando la sanzione della sospensione di cui all’art. 138 secondo comma e la sanzione pecuniaria da 516 a 15.493 euro.

Tuttavia le norme della Legge Notarile che comminano sanzioni non possono essere applicate in modo estensivo o analogico, e pertanto si deve ritenere che l’art 138-bis si riferisca esclusivamente alle ipotesi di iscrizione di deliberazioni di società di capitali precedute da controllo omologatorio.

Diversamente il notaio che abbia ricevuto, per esempio, l’atto costitutivo di una società di persone contenente pattuizioni evidentemente nulle (si pensi al patto leonino) sarà soggetto alle conseguenze di cui all’articolo 28 Legge Notarile, ma non in forza del richiamo di cui all’art 138-bis secondo comma, bensì in quanto, di per sé, atto proibito dalla legge.

Il pubblico ufficiale che abbia effettuato delle iscrizioni ex art. 20 comma 7-bis del Decreto Legge 24 giugno 2014 n. 91 senza effettuare il previsto controllo di legalità sarà pertanto soggetto alla normale responsabilità professionale e per danni nei confronti delle parti e di eventuali terzi che abbiano fatto affidamento sull’iscrizione illegittimamente effettuata, fatta salva ovviamente l’applicazione di tutte le sanzioni previste dalla Legge Notarile, con le precisazioni retro esposte.

A tal proposito è assolutamente auspicabile che il Registro delle Imprese, qualora ritenga di iniziare un procedimento volto alla cancellazione d’ufficio di un’iscrizione, ne dia immediata ed adeguata pubblicità in modo da informare anche i terzi della potenziale “temporaneità” della stessa.

Allo stesso modo è auspicabile che, prima di arrivare all’iscrizione e all’avvio della successiva procedura di cancellazione ex art. 2191 c.c., si instauri una leale collaborazione fra Uffici e notai che porti a limitare il più possibile le anzidette situazioni, nel pieno rispetto delle competenze attribuite a ciascuno dalla legge stessa.

Infine sarà utile tenere monitorate, per il futuro, le prassi dei vari Registri delle Imprese al fine di evidenziare criticità o disomogeità nell’applicazione della novella legislativa.

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Chiara Grazioli

Nata nel 1971, è notaio dall’anno 1999 con studio a Lonato del Garda e Chiari (BS). È stata docente della Scuola di Notariato della Lombardia dal 1999 al 2004 per il Corso di volontaria giurisdizione e consigliere dell’Ufficio Studi presso il Consiglio Notarile di Brescia. Organizza corsi e tiene seminari e conferenze. In particolare, si occupa di diritto comparato, successioni internazionali e antiriciclaggio.