Registrazione e cancellazione telematica della sede secondaria di società soggette alla legge di uno Stato Membro dell’UE: novità nel D.Lgs. 183/2021

Il D.Lgs. n. 183 dell’8 novembre 2021 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 284 del 29 novembre 2021, in vigore dal 14 dicembre 2021) recepisce la direttiva (UE) 2019/1151 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 giugno 2019, recante modifica della direttiva (UE) 2017/1132 per quanto concerne l’uso di strumenti e processi digitali nel diritto societario prevede, oltre alle novità in tema di S.r.l. online, anche norme e novità in tema di registrazione e cancellazione delle sedi secondarie di società soggette alla legge di uno Stato membro dell’Unione Europea.

Ciò che più rileva, ai fini dell’attività notarile in tale ambito, è quanto portato dall’art. 6 che prevede l’introduzione nel Codice Civile del nuovo articolo 2508-bis rubricato “Registrazione e cancellazione telematica della sede secondaria di una società soggetta alla legge di uno Stato membro dell’Unione Europea”.

Il primo comma di tale nuovo articolo dispone che l’atto istitutivo di sedi secondarie in Italia da parte di società di capitali soggette alla legge di uno Stato membro dell’UE, nonché gli atti di nomina dei soggetti che rappresentano stabilmente tale società per l’attività della sede secondaria – unitamente all’indicazione dei relativi poteri – debbano essere depositati presso un Notaio esercente in Italia con le procedure previste dagli articoli 47-bis, 47-ter e 52-bis della Legge Notarile n. 89/1913, anche con modalità in videoconferenza previste dalle disposizioni di attuazione della direttiva UE 2019/1151 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 20 giugno 2019.

Sempre il primo comma prevede, inoltre, che i predetti atti da depositare devono essere contenuti in duplicati informatici o copie informatiche rilasciate dal competente Registro delle Imprese, garantite – ex D.Lgs. 82/2005 – provenienti dallo stesso registro, nonché conformi ai corrispondenti documenti/informazioni iscritti nel registro medesimo. Viene altresì previsto che il Notaio possa richiedere la presenza fisica delle parti o di alcune di esse, se ha dubbi sull’identità dei richiedenti o se rileva il mancato rispetto delle norme riguardanti la capacità di agire e la capacità dei richiedenti di rappresentare una società.

Il secondo comma del nuovo art. 2508 bis indica ed elenca i dati che devono essere forniti per la registrazione delle sedi secondarie in oggetto, e quindi:

  • indirizzo della sede secondaria;
  • attività svolta;
  • il registro di iscrizione della società;
  • il relativo numero;
  • la denominazione della società;
  • la sua forma legale;
  • i poteri dei soggetti che rappresentano stabilmente la società per le attività della sede secondaria;
  • gli estremi dell’atto costitutivo;
  • gli estremi dello statuto (se presente come documento separato);
  • i dati personali dei legali rappresentanti della società;
  • i dati dei soggetti che rappresentano stabilmente la società per le attività della sede secondaria;
  • l’eventuale indicazione dello stato di liquidazione della società;
  • i dati personali e i poteri dei liquidatori;
  • l’eventuale conclusione della procedura di liquidazione;
  • la pendenza di una procedura di insolvenza o di altra procedura di ristrutturazione aziendale connessa a crisi aziendale della società;
  • la data di chiusura della sede secondaria.

Il successivo terzo comma del citato articolo elenca invece, ai medesimi fini dell’iscrizione nel Registro delle Imprese della sede secondaria in oggetto, gli ulteriori documenti che è necessario depositare e pertanto:

  • la nomina, cessazione o revoca dei liquidatori;
  • la nomina, cessazione o revoca dei legali rappresentanti della società e dei soggetti che rappresentano la società per le attività della sede secondaria;
  • l’ultimo bilancio di esercizio della società;
  • l’atto costitutivo;
  • lo statuto (se presente come documento separato);
  • le relative modifiche;
  • una dichiarazione resa dai soggetti che rappresentano stabilmente la società per le attività della sede secondaria inerente l’inesistenza, a carico dei medesimi, di cause di ineleggibilità previste dall’art. 2382 del CC e di cause di ineleggibilità esistenti secondo la legge d uno Stato membro dell’Unione Europea.

Il quarto comma del nuovo art. 2508 bis prevede che la capacità di agire dei richiedenti ed il loro potere di rappresentare la società sono verificate dalle risultanze del Registro delle Imprese in cui è iscritta la società, il tutto attraverso il sistema di interconnessione di cui all’art. 22 della direttiva UE 2019/1132 (Business Registers Interconnection System) ed in caso di indisponibilità di tale sistema utilizzando un certificato rilasciato dal competente registro da non oltre sei mesi, con la precisazione che se il potere rappresentativo deriva da una procura, quando questa non sia acquisibile tramite il predetto sistema di interconnessione, la stessa dovrà essere consegnata in originale al notaio.

Al comma successivo si prevede che qualora la registrazione della sede secondaria non possa essere completata in dieci giorni dal momento in cui viene presentata tutta la documentazione/informazioni di cui sopra, il registro delle imprese dovrà comunicare ai richiedenti il motivo di tale ritardo.

Il nuovo articolo 2508 bis evidenzia e precisa, inoltre, che TUTTI gli atti di cui al terzo comma e i documenti di cui al quarto comma (così come sopra indicati ed elencati) redatti in una lingua straniera devono essere accompagnati dalla relativa traduzione giurata.

Considerando gli atti ed i documenti elencati e richiesti dai commi terzo e quarto della nuova norma (si pensi in particolare all’ultimo bilancio di esercizio della società) e la necessità, ai fini del deposito, di accompagnare gli stessi con la relativa traduzione giurata, comporterà un conseguente aggravio formale, nonché di costi, rispetto alla prassi sino ad oggi applicata per la registrazione delle sedi secondarie di società estere soggette alla legge di uno Stato UE.

L’ultimo comma dell’articolo in parola prevede che l’istanza con cui si chiede la registrazione della sede secondaria di una società soggetta alla legge di uno Stato membro dell’UE è sottoscritta elettronicamente da un notaio esercente nel territorio dello Stato.

Da segnalarsi, infine, che sempre dal testo del nuovo art. 2508 bis emerge:

  • che gli uffici del Registro delle Imprese italiani danno comunicazione, tramite il sistema di interconnessione di cui all’art. 22 della direttiva (UE) 2019/1132, ai Registri delle Imprese di altri Stati membri in cui sono registrate sedi secondarie di società di capitali regolate dalla legge italiana, le modifiche inerenti i seguenti elementi: denominazione, sede legale, numero di iscrizione della società nel registro, forma legale della società, legali rappresentanti, con specificazione se in forma congiunta o disgiunta, amministratori, componenti degli organi di controllo o di supervisione, bilanci societari. Gli uffici del Registro delle Imprese, quando siano destinatari delle predette comunicazioni, rilasciano attestazione di ricezione della comunicazione e provvedono senza ritardo all’iscrizione dei conseguenti aggiornamenti. Da segnalare, peraltro, che lo scambio di dati fra i vari Registri delle Imprese attraverso il B.R.I.S. non prevede apostille, ma dalla stessa non si può essere esentati solo per il mezzo che si utilizza.
  • che gli adempimenti pubblicitari successivi alla registrazione della sede secondaria di una società soggetta alla legge di uno Stato membro dell’UE possono essere assolti mediante firma elettronica qualificata o firma digitale da un amministratore della società o dallo stabile preposto (non necessitandosi, quindi, per questi adempimenti successivi, ulteriore intervento notarile).

La nuova procedura così introdotta, peraltro, non è incompatibile con il deposito effettuato ai sensi dell’art. 106, comma 4, della Legge Notarile n. 89/1913, e ciò nonostante i riferimenti ai rappresentanti delle società.


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