Gli interventi normativi sul processo telematico e tra questi, principalmente, il D.L. 179/2012, modificato dal D.L. n. 90/2014 e dalla L. n. 132/2015, hanno ampliato il novero dei soggetti autorizzati ad autenticare documenti (analogici ed informatici) attribuendo anche agli avvocati, oltre che agli ausiliari del giudice, uno specifico potere di autenticare le copie degli atti giudiziari se estratti dal fascicolo informatico ove sono contenuti, che in precedenza risultava facoltà attribuita in via esclusiva all’attività delle cancellerie.
Ne consegue che anche i notai, spesso deputati a documentare in sede negoziale – mediante allegazione formale ai propri atti – provvedimenti emessi in sede processuale, si sono trovati a dover fare i conti con l’innovazione introdotta, dovendo previamente accertare quali copie siano certificabili conformi dagli avvocati (ed ausiliari del giudice) e quali siano le condizioni affinché queste possano essere legalmente equiparate all’originale.
di Ruben Israel
Mi riferisco ai casi di provvedimenti autorizzativi di atti negoziali in nome di soggetti totalmente o parzialmente incapaci, ad atti delegati dalla Autorità Giudiziaria, ad autorizzazioni tutorie o, talvolta, anche a pareri resi in sede di procedure concorsuali come pure ai casi di provvedimenti che pronunciano separazioni, divorzi o cessazione degli effetti civili del matrimonio (ma non in sede di negoziazione assistita, non essendo allo stato, prevista per tali modalità la formazione del c.d. fascicolo telematico) costituenti causa esterna dei conseguenti trasferimenti patrimoniali che il notaio è chiamato ad attuare.
Queste brevissime note, in attesa di uno studio con maggior autorevolezza, hanno lo scopo di fornire un semplice vademecum che spero utile nell’affrontare la novità che tocca anche i notai nella pratica quotidiana.
Il problema non dovrebbe porsi, di regola, in termini di validità dell’atto notarile, in quanto rari (se non inesistenti) sono i casi in cui la formale allegazione di uno dei provvedimenti sopra indicati è richiesta a pena di invalidità dell’atto che lo presuppone, bastando, dal punto di vista formale, la relativa menzione degli estremi: può quindi affermarsi che l’allegazione di una copia non legalmente autentica (o financo di una fotocopia) non si riverbera sulla validità e sugli effetti dell’atto notarile anche se, pare necessario ed utile fare chiarezza sulla equipollenza o meno delle copie rilasciate dai cancellieri rispetto a quelle degli avvocati ed ausiliari del giudice.
L’intervento normativo di cui fa parte l’innovazione in commento è stato introdotto all’evidente scopo di snellire gli adempimenti burocratici in tribunale, con auspicata riduzione dei tempi di esecuzione delle attività dei cancellieri e delle spese per i diritti di copia, con l’obiettivo ulteriore di raggiungere progressivamente l’eliminazione dell’uso della carta, riducendo i costi di stampa e di approvvigionamento.
Tra le varie innovazioni, oltre a quella assai rilevante dell’obbligatorio deposito telematico degli atti processuali, man mano esteso, viene in rilievo il riconoscimento legale del potere di autentica al difensore con l’art. 52 del D.L. 90/2014, che ha aggiunto il comma 9-bis all’articolo 16-bis del D.L. n. 179/2012 convertito con L. 221/2012: esso prevede la possibilità per gli avvocati, oltre che per gli ausiliari del giudice (i.e. consulente tecnico, professionista delegato, curatore e commissario giudiziale), di estrarre in via autonoma e così senza transitare dalle Cancellerie giudiziarie, con modalità telematiche, copie analogiche o anche informatiche degli atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice, nonché dei provvedimenti del giudice, attestando la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti, anche per immagine, nel fascicolo informatico.
Di conseguenza, anche se il potere di autentica conferito agli avvocati (ed agli ausiliari) non è generale, ma limitato a copie di specifiche tipologie di atti e con riferimento a quelli contenuti nel fascicolo telematico, tali soggetti, nel momento in cui redigono le attestazioni di conformità previste dalle disposizioni del processo civile telematico, essi vengono considerati pubblici ufficiali ad ogni effetto e le copie da essi formate e certificate conformi, godono dei privilegi di cui all’art. 23 del CAD. E quindi, a norma del comma I della norma, le copie su supporto analogico di documento informatico hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale in tutte le sue componenti essendo la conformità attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato (ai sensi art. 16 bis comma 9 bis DL 179/2012).
In particolare l’art. 16 bis, comma 9 bis, del D.L. 18.10.2012 n. 179, convertito con modificazioni in legge 17.12.2012 n 221 (così come modificato dal D.L. 83/2015) prevede che i difensori (ed altri soggetti del processo) possano “estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonché i provvedimenti di quest’ultimo presenti nei fascicoli informatici o trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche dei procedimenti indicati” nello stesso articolo 16 bis (cioè i procedimenti trattati con il processo telematico) e possono “attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico”.
L’attestazione di conformità comporta che le copie oggetto di attestazione “equivalgono all’originale” con l’ulteriore precisazione legale che l’estrazione della copia è esente dal pagamento dei relativi diritti.
Da tale disposizione, che segna il perimetro applicativo di tale potere, si possono trarre alcune conclusioni.
Con riferimento alla tipologia degli atti certificabili, l’avvocato può estrarre ed attestare la conformità solo di:
1. atti processuali di parte;
2. atti processuali degli ausiliari del giudice;
3. provvedimenti del giudice.
Oltre alla tipologia degli atti, vi è anche un limite di carattere generale: non sono infatti suscettibili di attestazione di conformità e quindi non idonei al privilegio di conformità con l’originale gli altri documenti presenti nel fascicolo informatico, quali ad esempio i documenti prodotti dalle parti come prove.
Pertanto, la copia che potrà essere dichiarata conforme (cartacea o informatica che sia) ai sensi della disposizione richiamata è solo ed esclusivamente quella estratta dal fascicolo informatico a seguito dell’accesso eseguito tramite business key o smart card di autenticazione e successivo download del file. Non anche (ad esempio) l’esemplare rimasto in possesso dell’avvocato di un ricorso che venga prelevato direttamente dal computer dell’avvocato medesimo.
Anche nel caso in cui l’atto sia stato depositato in forma cartacea e non sia stato acquisito al fascicolo informatico, l’avvocato non potrà procedere con l’estrazione di una copia conforme (non essendo presente nel fascicolo informatico), ma dovrà farne richiesta alla Cancelleria.
Inoltre la parte finale dello stesso comma 9 bis dell’art. 16 bis esclude testualmente che possano essere “autenticate” le copie di “atti processuali che contengono provvedimenti giudiziali che autorizzano il prelievo di somme di denaro vincolate all’ordine del giudice”. Resta parimenti escluso il rilascio di copie munite di formula esecutiva che, come chiarito anche dalla circolare 28.10.2014 del Ministero della Giustizia confermata dalla circolare del 23.10.2015, mantiene in capo al Cancelliere l’intera attività di estrazione, di rilascio e di apposizione della c.d. formula esecutiva alle copie pur se contenute nel fascicolo telematico.
Si precisa anche che il potere di estrarre copia e di attestarne la conformità all’originale riguarda anche gli atti e i provvedimenti presenti in quei fascicoli informatici relativi a procedimenti instaurati prima dell’entrata in vigore dell’art. 16 bis del D.L. 179/2012; quindi riguarda tutti gli atti e i provvedimenti presenti nei fascicoli informatici “indipendentemente dalla data di instaurazione del procedimento o di deposito del singolo atto o documento”.
Quindi l‘Avvocato che dovesse autenticare la copia fuori dai casi previsti agirebbe senza il relativo potere, con la conseguenza – processuale ed extraprocessuale – della mancata valenza dell’autentica.
A titolo di ulteriore esempio l‘Avvocato non può autenticare copie dei documenti probatori, depositati nel fascicolo telematico, di atti di parti terze al processo, di atti o provvedimenti di procedimenti in cui non è costituito difensore.
Resta ancora da evidenziare, per quanto attiene al modus operandi notarile, che la necessaria riconduzione delle copie al fascicolo telematico rende talvolta di fatto inutilizzabile una copia del provvedimento, specie di volontaria giurisdizione, certificata conforme dall’avvocato: mi riferisco ai casi di istanze al Giudice tutelare che spesso, nella prassi, vengono depositate in via tradizionale (e quindi cartacea) a mezzo di ricorso depositato materialmente presso la Cancelleria: non provvedendo quest’ultima al “caricamento” del file nel fascicolo telematico, laddove, come è prassi, il notaio vorrà allegare al decreto del giudice anche il ricorso introduttivo, sarà necessaria, per avere il decreto completo del suo ricorso introduttivo, la copia autentica rilasciata dalla cancelleria.
Una volta accertata la riconduzione della copia agli atti certificabili presenti nel fascicolo telematico e, quindi, nel rispetto dei limiti tipologici e della loro pertinenza, in quanto contenuti nel detto fascicolo, sembra legittimo concludere che le copie – analogiche e informatiche, ed anche per immagine – estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di conformità da parte degli avvocati e degli altri soggetti menzionati equivalgono agli originali a norma degli artt. 22 e 23 del c.d. Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005).
Resta infine da chiarire quale sia la formula di attestazione che deve essere apposta (in calce o a margine della copia o su foglio separato, che sia però congiunto materialmente alla medesima mediante spillatura e timbro di congiunzione) al fine di certificare la conformità all’originale e quindi la sua equivalenza allo stesso.
Al riguardo sono stati proposti e sono reperibili diversi modelli di formulazioni, anche con protocolli approvati da diversi Consigli dell’Ordine: quello che segue è un modello proposto che porta evidenziati in neretto quelli che paiono, almeno a chi scrive, gli elementi minimi da richiedere per la valida spendita di una copia come sopra certificata conforme all’originale e ciò al fine di cristallizzare – nella attestazione di conformità – gli elementi costitutivi della nuova facoltà riconosciuta ai difensori.
“Il sottoscritto Avvocato … nella sua qualità di difensore di … attesta, ai sensi del combinato disposto degli artt. 16 bis comma 9 bis e 16 undecies comma 1 del DL 179/12, che la presente copia analogica di [BREVE DESCRIZIONE DELL’ATTO e/o PROVVEDIMENTO] di n. … pagine è conforme alla copia informatica dalla quale è estratta, presente nel fascicolo informatico RG …/… del Tribunale di ….
Luogo, data.
Firma Avv. (Nome Cognome)”
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