Morte del Notaio e adempimenti burocratici

A cura di Francesca Ghilardi e Salvatore Pepe

Il tema del decesso improvviso del Notaio è uno tra i più spinosi posti dall’Ordinamento del Notariato, anche in considerazione del fatto che la legge notarile sfiora l’argomento, accenna ad alcuni profili, ma  – sostanzialmente – lo trascura, lasciando notevoli dubbi ermeneutici all’interprete e, soprattutto, per quello che qui ci interessa, all’operatore pratico.

L’art. 38 L. Not. prevede che in caso di morte di un Notaio:

1. l’Ufficiale di Stato Civile che ne registra la morte nei propri Registri debba informarne prontamente il Consiglio Notarile di iscrizione e il Capo del locale Archivio Notarile;
2. eredi e detentori degli atti (da intendersi, evidentemente, come ad es. i proprietari dei locali di cui il Notaio era conduttore/utilizzatore, quindi soggetti diversi dai successori) ugualmente devono informarne il Capo dell’Archivio Notarile distrettuale; se la precedente informativa non prevede un termine specifico (ma la sola precisazione, tanto imperativa, quanto generica, che l’avviso deve essere fatto “immediatamente”), questa è soggetta ad un preciso termine (da ritenersi, ordinatorio evidentemente e comunque soggetto a sanzione amministrativa di Lire 12.000) di 10 giorni dalla notizia della morte.

Tali informative sono finalizzate all’adozione dei provvedimenti previsti dal successivo art. 39, ossia la apposizione dei sigilli su tutto il c.d. materiale notarile del Notaio deceduto (atti, registri e carte notarili), sia nello studio del notaio, sia altrove (ancorché, come precisa la legge, “indebitamente”, considerato il dovere di custodia di tali documenti presso la sede: art. 61), in attesa di procedere alla asportazione, previa rimozione dei sigilli (art. 107 L. Not.).

Si può ritenere, in considerazione della formulazione letterale delle disposizioni richiamate e della logica sottesa a tali formalità, che:

1. non sembra necessaria la partecipazione del Presidente del Consiglio Notarile alla fase di apposizione dei sigilli (ma vedremo che a nostro avviso non è così);
2. laddove – in ipotesi – il Capo dell’Archivio decida di provvedere direttamente alla asportazione, non sarebbe necessario far precedere tale operazione da una (inutile) apposizione preventiva di sigilli.

Oltre a tali incartamenti, va depositato anche il sigillo, al fine di annullarlo (art. 40).

Dal combinato disposto dell’art. 40 L. not. e dell’art. 64 Reg. Not. (invero assai poco coordinati), sembra potersi desumere che: i) il sigillo vada riconsegnato spontaneamente dagli eredi; ii) il Presidente del Consiglio Notarile debba vigilare a che essi provvedano in tal senso (infatti, in caso contrario, ha il potere-dovere di fare istanza al Giudice – monocratico – del luogo perché disponga il sequestro del sigillo e la consegna forzosa al medesimo Presidente stesso); iii) in ogni caso (e, dunque, è da ritenersi in maniera concorrente), il Capo dell’Archivio ha il potere-dovere di assumere tutti i provvedimenti necessari per l’acquisizione del sigillo del Notaio defunto.

Quanto all’autorità competente all’apposizione dei sigilli, l’art. 39 L.Not. prevede che essa sia l’Archivio Notarile, mentre l’art. 149 Reg. Not. presuppone che tale attività spetti al Pretore; sennonché il contrasto normativo è da ritenersi solo apparente per tre ordini di ragioni: a) in primo luogo, il Regolamento rinvia testualmente all’art. 39, onde questa norma deve ritenersi preminente; b) anche in mancanza del rinvio, le regole sulla gerarchia delle fonti conducono alla medesima conclusione e, in presenza del rinvio espresso, valgono a confortarne l’interpretazione secondo quanto qui proposto; c) i commi primo e secondo dell’art 39 sono stati così riformulati dalla riforma del Giudice unico (D.Lgs. 51/1998, art. 233), onde trova applicazione – in senso pur sempre conforme all’interpretazione proposta – altresì il criterio cronologico di successione delle fonti del diritto.

Nel caso in cui, nelle more dell’asportazione e dell’inventariazione, dovesse insorgere la necessità del rilascio di qualche copia o della pubblicazione di testamenti ricevuti o depositati (scil. formalmente) presso il Notaio defunto o di “compiere qualsiasi altra operazione”, il Capo dell’Archivio (o, in caso di impedimento legittimo o assenza, l’impiegato o un notaio delegato ai sensi dell’art. 112 L.not.: art. 150, co. 2, Reg. not.) – alla presenza del Presidente del Consiglio Notarile (o di Notaio da questi delegato) – procede alla rimozione dei sigilli allo scopo. Si noti che, mentre nulla è previsto per l’apposizione, per la rimozione interinale e provvisoria dei sigilli è espressamente stabilita la necessaria partecipazione del Presidente del Consiglio Notarile; ciò non toglie che – come e per le cose che diremo meglio dopo – le operazioni de quibus sono compiute dal Capo dell’Archivio, sebbene con la presenza di esponenti del notariato.

Si constati, inoltre,  fin d’ora che la legge consente la rimozione dei sigilli non solo  per la pubblicazione di testamenti o per il rilascio di copie, estratti e certificati, ma altresì per “qualsiasi altra operazione” che fosse necessaria e urgente.

Le operazioni di asporto, dunque, sono finalizzate all’attuazione di quanto previsto dall’art. 106, co. 1, n. 5), L. not., ossia al deposito presso l’Archivio notarile di repertori, registri e atti appartenuti ai notai cessati. A tal fine (art. 107), occorre procedere alla rimozione dei sigilli – alla presenza del Presidente del Consiglio Notarile (o membro da lui delegato) – e al ritiro di atti, volumi e sigillo, redigendo verbale di tutto ciò, controfirmato dal Presidente del Consiglio Notarile (o membro delegato).

A questo punto si impongono una serie di considerazioni.

La prima è che non vi è perfetta congruenza tra la elencazione contenuta nell’art. 106, n. 5), e quella dell’art. 107 L. not., in ordine a ciò che deve essere depositato. E’ di palmare evidenza che il riferimento principale debba essere quello dell’art. 106, posto che non devono essere asportati solo atti (sciolti), (atti rilegati in) volumi e “sigilli” (rectius, sigillo), ma anche tutti gli altri registri e repertori notarili del pubblico ufficiale (cfr. anche art. 108).

Ancora, si può notare come l’ambito di ciò che debba essere, illico et immediate, sigillato a norma dell’art. 39 L. Not. è più ampio di quanto debba essere asportato, in quanto i sigilli sono apposti a tutte le carte “relative” ad affari notarili: non solo ad atti, registri e repertori, dunque, ma anche a fascicoli di studio, pratiche, documentazione bancaria del conto corrente c.d. dedicato e, in genere, tutto l’incartamento relativo all’attività dello studio (e, secondo quanto precisato dall’art. 149, co. 2, Reg. Not., con esclusione dei materiali assolutamente inutili perché inconferenti con l’attività professionale: ad es., beni del tutto privati e personali; cfr. Protettì-De Martinis-Di Zenzo, La legge notarile, Milano, 2016, p. 274). Anche sul punto ci si potrebbe interrogare sul se la discrasia sia addebitabile ad un mero difetto di coordinamento normativo o se sia consapevole. Ad avviso di chi scrive, la difformità di formulazione è ragionevole, perché, mentre per i compiti che diremo sotto saranno necessari tutti gli incartamenti delle pratiche relative agli atti, al fine del deposito rilevano soltanto atti e repertori (restando irrilevante il resto).

Infine, si è notato come sia nel caso di rimozione definitiva dei sigilli, sia nell’eventualità di rimozione urgente e provvisoria, si richieda l’intervento del Presidente del Consiglio Notarile, che – invece – non è stato prescritto in sede di apposizione. La disomogeneità normativa è contraddittoria: infatti, nessun altro senso può avere tale necessaria partecipazione, con contestuale controfirma del verbale di inventario, se non quello di imporre un “contro-controllo”, da parte dell’Ordine professionale, sull’operato del Capo dell’Archivio; ma se questo è vero, non è chi non veda come tale controllo, per essere efficace, presupponga che – a monte – si sia avuta contezza di quanto sia stato sigillato e, anzi, vieppiù necessario sarebbe il contro-controllo in ordine a ciò che viene sigillato, per garantire il Notaio (ossia i suoi eredi e la categoria in quanto tale) che vengano appresi solo i documenti effettivamente da sigillare e, per converso, vengano lasciati liberi incartamenti e materiali inconferenti.

Oltre a ciò, non può tacersi del fatto che, in aggiunta ad una funzione di contrappeso all’autorità del Capo dell’Archivio, la partecipazione di esponenti Notai può avere il più (fisiologico) significato di una assistenza prestata al Capo dell’Archivio nell’individuazione della documentazione necessaria o utile e nelle altre operazioni che diremo sotto (peraltro, la dottrina acquisisce acriticamente il dato normativo, giustificandolo anzi per ragioni di celerità: P. Boero – M. Ieva, La legge notarile, Milano, 2014, p. 683). A onor del vero, un argomento testuale a conforto dell’opinione qui contestata è rinvenibile nell’art. 25 R.D.L. 1737/1924, che prevede la non necessità dell’intervento del Presidente in caso di consegna di atti e sigillo del “notaio cessato dall’esercizio o traslocato ad altro distretto”.

Fatto il deposito di atti, registri e repertori, il Capo dell’Archivio procede alla ispezione, che se è “ordinariamente biennale”, in questo caso è eccezionalmente occasionale, degli stessi (art. 108), nonché alla verificazione, come definita dall’art. 152 Reg. Not..

Ai sensi delle disposizioni attuative recate dall’art. 149, co. 3, Reg. not., il Conservatore, una volta eseguita l’ispezione e la verificazione del materiale asportato e depositato, deve completare e regolarizzare, quando sia possibile, gli atti che si trovino incompleti e irregolari, oltre che riordinare tutti gli atti e rilegarli, laddove così non fosse.

Il punto è comprendere che cosa voglia dire “completare e regolarizzare” gli atti, soprattutto alla luce della esenzione nei casi di “impossibilità”.

E’ evidente che atti predisposti e non stipulati non possano essere “completati”, ossia rogati, dal Capo dell’Archivio, che difetta di un tale potere di rogito; e allora, le operazioni in questione non possono che riferirsi a quell’area del post stipulam, necessario ed ineluttabile, a cui sarebbe stato tenuto il Notaio se la morte non lo avesse colto improvvisamente.

In tale guisa, allora, pare che il riferimento possa essere operato in relazione a interlineatura, rilegatura, numerazione degli atti, dei registri e dei repertori; ma anche (cfr. P.Boero e M.Ieva, op. cit., pp. 272 ss., 682 ss., in part. p. 687) ai c.d. adempimenti di registrazione, trascrizione, voltura catastale e deposito presso il Registro delle Imprese, tanto più che – come rilevato dalla dottrina – è il Conservatore, da questo momento, l’unico soggetto competente al rilascio di copie autentiche (necessarie per gli adempimenti); inoltre, proprio in vista di tale attività si comprende l’utilità di sottoporre a sigilli anche gli altri incartamenti, salvo poi ritirare e depositare solo gli atti (ormai regolarizzati).

Di conseguenza, è da ritenersi che, analogamente, sia il Conservatore dell’Archivio ad essere legittimato (e obbligato) alla movimentazione del conto corrente c.d. dedicato del notaio deceduto, quale titolare di un ufficio di diritto pubblico, iure proprio, non rappresentativo. Tanto è vero che è nel verbale di inventario (cfr. art. 151 Reg. Not.; P. Boero-M.Ieva, op. cit., p. 685) andranno indicati – in relazione alle somme e valori annotati nel Registro – gli affidamenti non ancora eseguiti, con la precisa verbalizzazione del contenuto dell’incarico e la presa in carico della somma o del valore rinvenuto nella disponibilità del notaio.

La difficoltà pratica dell’uso dei sistemi telematici per gli adempimenti non è da ritenersi idonea esimente ai sensi dell’art. 149 cit., in quanto la legge (D.P.R. 308/2000 e D.Lgs. 463/1997) prevede la c.d. procedura di emergenza, che – ad onta del nome – è semplicemente un ritorno all’antica procedura di registrazione cartacea (tramite mod. 69, F24, etc…), tutte le volte che (anche al di fuori di casi di eccezionalità, intesi come straordinarietà ed imprevedibilità) sia impossibile – nei termini normativi – procedere alla registrazione mediante l’uso delle procedure telematiche (così anche P. Boero-M.Ieva, op. cit., p. 687).  

Ad analoghe conclusioni deve pervenirsi quanto alla movimentazione del c.d. conto corrente dedicato in ordine ai depositi di somme e valori: anche tale attività non è altro che adempimento, esecuzione di obblighi, connessi alla natura pubblicistica della funzione notarile, assunti dal notaio; per di più, la imposizione di un apposito registro (da prelevare: cfr. P. Boero-M.Ieva, op. cit., p. 683) che tenga conto di depositi, incarichi e relativi importi appare precipuamente funzionale alla possibilità di una verifica ed una esecuzione degli stessi da parte di soggetti diversi, tutte le volte che non vi provveda il notaio stesso.

Di conseguenza, nessun impedimento, al di là di qualche complicazione e difficoltà pratica, sembra sussistere in ordine allo svolgimento di queste attività.

Resta da chiarire se tali attività possano essere svolte dal Presidente del Consiglio Notarile o da un Notaio designato, anche al fine di rendere detti adempimenti più celeri, in considerazione della (indiscutibile) maggiore familiarità con gli stessi.

La normativa vigente, val bene precisarlo subito, sembra in linea di principio precludere questa strada. Infatti, a norma dell’art. 150 Reg. Not., è previsto che il Conservatore possa demandare a terzi (e, segnatamente, ad un impiegato dell’archivio o ad un Notaio delegato, a norma e con le forme dell’art. 112 L. Not.) le incombenze di legge solo nel caso in cui egli sia assente o legittimamente impedito (art. 150 Reg. Not.), id est in casi del tutto eccezionali ed obiettivamente insuperabili, ma non anche semplicemente per una (sua) maggiore comodità.

Del resto, se le funzioni de quibus trovano la naturale spiegazione nel fatto che il Conservatore e l’Archivio notarile sono i prosecutori dell’attività dei Notai del Distretto (P. Boero-M.Ieva, op. cit., p. 688), una volta che ivi abbiano – per qualunque causa – cessato dalle loro funzioni, è evidente che altra soluzione non possa ammettersi; inoltre, in tale prospettiva, essendo questi “doveri d’ufficio”, egli non può delegarli a terzi ad libitum (è noto che, nel diritto pubblico, delegatus delegari non potest), né sottrarvisi, pena – oltre a responsabilità civili e amministrative – finanche sanzioni penali, per rifiuto o omissione di atti d’ufficio.

Di conseguenza, salvo il caso di un impedimento assolutamente insuperabile o di assenza (che è la stessa cosa, ai nostri fini) del Conservatore, nonostante ogni difficoltà pratica (per superare la quale il Presidente del Consiglio, nella fase di inventariazione, potrà fornire ogni supporto), deve ritenersi che le incombenze post stipulam (di qualunque genere) gravino sul Capo dell’Archivio e soltanto su di lui, essendo il coinvolgimento dell’Ordine professionale limitato alla prima, provvisoria e strumentale, fase di apposizione dei sigilli, alla loro rimozione e alla asportazione dei documenti, ma non oltre e non in altro ambito.