Capita spesso di dover verificare i poteri di rappresentanza di un amministratore di una società di diritto inglese ed, in questo caso, il notaio italiano potrebbe avere necessità di richiedere un documento dal quale si evinca chi sono gli amministratori di una determinata società nonché i relativi poteri.Da un punto di vista strettamente terminologico, è bene sottolineare che il termine “Legal Representative” (talvolta tradotto genericamente: Rappresentante Legale) ha molteplici significati nel diritto inglese e non sempre viene utilizzato per identificare il rappresentante legale di una società.

Inoltre, quanto appresso si applica alle companies (private companies limited by shares, public limited companies ed, in genere, alle società iscritte presso la Companies House). Molto spesso, tuttavia, il termine italiano “società” viene tradotto con “company” e questo non è sempre corretto in quanto ci sono delle entità legali che nell’ordinamento giuridico italiano sono identificate come società e che in quello inglese assumono altre forme giuridiche e non sono companies (come, per esempio, le società di persone che possono essere assimilate, con tutte le dovute distinzioni, alle partnerships e che non troviamo iscritte presso la Companies House).

Le difficoltà si verificano in quanto le visure effettuate presso la Companies House – il registro presso il quale sono iscritte tutte le società aventi sede nel Regno Unito – non forniscono indicazioni relative ai poteri conferiti agli amministratori.

In aggiunta, la Companies House non certifica questo tipo di informazioni; nonostante sia possibile richiedere un certificato denominato “Certificate of Good Standing” – una sorta di certificato di vigenza – nel quale sono contenute informazioni in merito alla società (denominazione, numero d’iscrizione, ecc.), all’identità degli amministratori, alla sede legale, al capitale sociale ed alla vigenza attuale della società, detto certificato non conterrà alcuna indicazione circa i poteri degli amministratori.

In merito al Certificate of Good Standing, è importante sottolineare che la Companies House rilascia detta certificazione sulla base delle informazioni fornite dalle società stesse e che dette informazioni sono acquisite della Companies House in “good faith” (buona fede) senza la necessità di nessuna forma di certificazione.

Stante quanto sopra, al fine di determinare i poteri degli amministratori, occorre fare riferimento:

A) alla legge che, nel caso di una società di diritto inglese, è il Companies Act 2006 (CA2006).

La Sezione 4 del CA2006 contiene previsioni in merito alla rappresentanza delle società ed, in particolare, al paragrafo 40 stabilisce che gli amministratori hanno il potere di vincolare giuridicamente la società.

Inoltre, il paragrafo 44 stabilisce che una società può validamente perfezionare un documento se viene utilizzato il sigillo sociale oppure se il documento è sottoscritto:

– da almeno due amministratori;
– da un amministratore alla presenza di un testimone;
– da un amministratore e dal Company Secretary (se previsto).

I terzi che agiscono in buona fede possono, quindi, fare affidamento su quanto sopra senza necessità di ulteriori controlli o autorizzazioni;

B) allo Statuto della società in quanto questo può imporre dei limiti, anche di natura finanziaria, ai poteri degli amministratori. E’ bene sottolineare che lo statuto può solo limitare, e non ampliare, i poteri conferiti agli amministratori dal Companies Act 2006.

Molte società adottano uno schema standard di Statuto, denominato “Model Articles”, fornito dalla Companies House in sede di costituzione della società. Ovviamente, a questo modello di Statuto possono essere apportate modifiche.

C) a particolari delibere dell’assemblea dei soci, denominate “Special Resolutions”, che possono contenere previsioni in contrasto con lo Statuto e prevalere su quest’ultimo;

D) alle delibere degli Amministratori (Resolutions of the Directors) le quali, nonostante non possano validamente contenere previsioni in contrasto con lo Statuto, possono tuttavia autorizzare una transazione specifica.

Nonostante le sostanziali differenze, in merito a competenze, funzioni e regolamentazione, tra la professione notarile in Italia ed in Inghilterra e, nonostante la maggiore discrezionalità lasciata al professionista inglese – rispetto a quello italiano – nello svolgimento della sua attività professionale, è  lecito aspettarsi da ciascun notary public inglese lo stesso livello di controlli ed accuratezza conseguenti alla richiesta di individuazione e certificazione dei poteri degli amministratori di società.

Inoltre, questioni relative all’utilizzo, nell’esercizio della professione notarile inglese, di elementi di diritto straniero o legate all’utilizzo di una lingua straniera, potrebbero far assumere rilevanza alla distinzione tra Scrivener e General Notaries; a detta distinzione sarà riservato un approfondimento specifico.

In conclusione, stante l’impossibilità, come detto, di ottenere una certificazione da parte della Companies House, una soluzione per il notaio italiano potrebbe essere quella di incaricare un notaio inglese (notary public) il quale, avendo riguardo al CA2006 nonché a tutta o parte della documentazione sopra richiamata, potrà rilasciare – caso per caso – una certificazione relativa ai poteri degli amministratori di una data società. Questa certificazione, cosi’ come la documentazione sopra richiamata, dovrà essere, a seconda dei casi, munita di Apostille (ad es. in caso di allegazione ad un atto notarile).

Infine, poiché alla base della certificazione rilasciata dal professionista inglese vi sono le indagini, sopra brevemente richiamate, che lo stesso avrà effettuato, il notaio italiano potrà decidere, a seconda dei casi, di richiedere anche l’esibizione di altri documenti autentici. Qualora si decidesse di procedere in tal senso, potrebbe essere opportuno richiedere – anche direttamente sul sito della Companies House – un Certificate of Good Standing che fornisce, come detto, diverse informazioni sulla società in oggetto e che – molto importante – certifica che la società stessa è vigente e che non è soggetta a procedure d’insolvenza.

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Alessandro Gaglione

L’avvocato Alessandro Gaglione è Solicitor a Londra, dove vive e svolge la sua attività professionale, e avvocato abilitato in Italia. È inoltre abilitato a svolgere la professione di Solicitor in Irlanda. È partner e co-fondatore di SLIG LAW LLP, studio legale anglo-italiano con sede a Londra e uffici a Roma. Ha maturato una significativa esperienza nei settori immobiliare, commerciale e societario. Frequente relatore a convegni e seminari in tema di acquisti immobiliari, è docente in UK e in Italia in materia di terminologia giuridica e sistema legale inglese.