Outsourcing post stipula: problematiche e prospettive

L’attuale congiuntura economica generale di segno negativo ha evidenziato un’esigenza irrinunciabile di contenimento e di razionalizzazione dei costi dei nostri studi. La circostanza che il tema sia sentito è dimostrato anche dai “convegni itineranti” organizzati da Federnotai sulla “Gestione e Organizzazione dello Studio Notarile”.

La problematica del contenimento dei costi dovrà quindi essere affrontata, anche nelle opportune sedi istituzionali della nostra categoria, con decisione e con approccio scientifico, ma anche, a mio avviso, con prudenza in alcuni suoi particolari aspetti.

Mi riferisco con precisione ad un certo trend di pensiero, secondo cui alcune operazioni pre e post stipula, ritenute “standardizzabili”, sarebbero, proprio in un’ottica di riduzione dei costi, anche “esternalizzabili” a strutture estranee allo studio notarile (c.d. outsourcing).

Ricordo anzitutto, in senso opposto, la recente sentenza della Cassazione civile (sez. II, n° 8036, del 4 aprile 2014) la quale ha avuto modo di esprimersi a chiare lettere sulla non “routinarietà” e al contrario sulla generale personalità dell’attività notarile, in riferimento al ricevimento degli atti e con specifico riguardo alle indagine relativa alle individuazione delle volontà delle parti, dalla fase delle attività preparatorie a quella delle attività successive al compimento degli atti.

Mi sia consentito poi di osservare che l’outsourcing non dovrebbe essere considerato come l’unica strada per raggiungere un contenimento dei costi di gestione e che invece, proprio la crisi, potrebbe essere colta come una vera opportunità per riorganizzare i nostri studi in maniera più efficiente, essendo certamente possibile “risparmiare” in altri segmenti della nostra attività.

Difficile infatti negare, come la storia recente degli anni ottanta novanta ci insegna, che nessuno si sarebbe mai occupato del tema in esame se non si fosse di molto ridotto il volume degli atti stipulati da ciascuno di noi. Dovremmo quindi iniziare a ragionare, come appena sopra accennato, di una nuova organizzazione degli studi che ci consenta di essere in grado di offrire un servizio personalizzato e più qualificato anche in future epoche, si spera, di prosperità.

Con quanto detto non si vuole negare che l’esigenza del così detto outsourcing sia sentita all’interno della categoria, ma anzi occorre prenderne atto e provvedere, nelle opportune sedi, a regolamentare il fenomeno dall’interno del notariato, prima che altri ci impongano “le regole del gioco” dall’esterno.

Entrando nel vivo del problema si deve anzitutto andare a delimitare in maniera più precisa l’outsourcing post stipula che può essere definito come l’affidamento delle così dette formalità, dirette alla formazione del contenuto dei pubblici registri, a strutture esterne allo studio notarile, non strettamente dipendenti dal Notaio.

Assunta la predetta definizione come base di partenza occorre chiedersi quindi se l’outsourcing sia contrario a qualche norma.

Un primo ostacolo è quello di conciliare l’outsourcing con il principio della personalità della prestazione, già sopra ricordato con riferimento alla recente sentenza della nostra suprema Corte di Cassazione, che costituisce, senza dubbio alcuno, un pilastro della nostra funzione, che la differenzia da quella di altri professionisti e che quindi richiederebbe un deciso rafforzamento.

Vorrei comunque rammentare, per primo a me stesso, che la personalità della prestazione non si esaurisce certamente nella lettura dell’atto e che, proprio la personalità della prestazione, deve consentire al notaio di avere maggior spazio e tempo per affermare la sua preparazione e la sua competenza, distinguendolo, con le sue specificità, dagli altri professionisti.

Forse, anche se non se ne parla molto, diciamocelo chiaramente e con onestà, i dibattiti in corso, come quello sull’outsourcing, che ruotano attorno al principio di personalità, sono viziati nella loro essenza. Il Notaio per legge e per tradizione deve interpretare la volontà delle parti, adeguarla alla legge e predisporre gli atti, queste sono in realtà le attività che dobbiamo sforzarci di non trascurare ma anzi di valorizzare e di implementare nella misura massima, al fine di fornire un servizio sempre migliore dal punto di vista qualitativo. Occorre rendere più diretto e personale il rapporto con i nostri clienti e trovare ogni volta gli strumenti giuridici più adeguati alle loro esigenze.

Dal un punto di vista pratico e di opportunità politica mi sembra pericolosissimo, nel momento attuale, affidare a soggetti esterni allo studio notarile le formalità post stipula, sarebbe l’occasione ghiotta, che molti aspettano, per affidarle ad altri, per togliercene, quanto meno l’esclusiva. Il “rischio” corso con la normativa sulla negoziazione assistita dovrebbe averci insegnato qualcosa.

Le formalità in questione, dirette alla formazione del contenuto dei pubblici registri, fanno parte del “core business” del notariato, grazie anche alla nostra qualità di pubblici ufficiali e quindi ritengo che, fra i “costi da tagliare”, quelli ad esse relativi debbano essere davvero gli ultimi. Del resto anche il nostro Presidente D’Errico al recente Congresso di Roma ha ricordato il significativo incontro avuto il 10 settembre con il ministro della giustizia della Repubblica Popolare Cinese, che ha deciso di adottare dal 2003 il sistema del notariato latino e che è venuto nel nostro paese per poter assumere direttamente più informazioni  soprattutto sulla finalità anti contenziosa tipica del notaio italiano e sulla tecnologia di trasmissione telematica degli atti che, insieme, rendono totalmente affidabili e sicuri il registro delle imprese e immobiliare, azzerando problematiche note altrove come identity frauds, identity, thefts, e real estate frauds.

Vorrei anzi andare oltre nella mia convinzione e affermare che la fase post stipula giustifica e deve giustificare sempre più i nostri compensi. In merito osservo che spesso quando i clienti chiedono uno “sconto”, io rispondo che loro vedono solo la parte pre stipula della attività notarile e la fase di stipula dell’atto stesso, ma che dopo c’è tutto un altro mondo. Ricordo anche che quando acquistano un immobile con atto pubblico, fanno un investimento che durerà vent’ anni e più e se il loro immobile circolerà senza problemi sarà proprio anche grazie alle formalità post stipula.

L’espletamento delle formalità post stipula è anche, sempre a mio sommesso avviso, indice della qualità della prestazione che ciascuno di noi, può, in maniera differente, rendere ai suoi clienti e che lo può differenziarlo dagli altri, in un’ottica di sana e lecita concorrenza.

Se un cliente chiede di effettuare in tempi brevissimi la trascrizione ed io sono in grado di accontentarlo tramite la mia struttura, non è corretto ritenere che questo sia un sicuro valore aggiunto al servizio da me reso, che possa farmi preferire rispetto ad altri miei colleghi?

A questo punto, posto che quindi l’outsourcing potrebbe incontrare alcune difficoltà, soprattutto in relazione alla nostra attuale normativa deontologica, ci si deve ora domandare, anche in un’ottica di futura disciplina del fenomeno, quali possano essere i confini del fenomeno. Personalmente ritengo che una sicura garanzia, a salvaguardia del principio della personalità della prestazione, potrebbe essere il rapporto di dipendenza di chi predispone le formalità dal notaio o dall’associazione fra notai. Essenziale ritengo sia, più in particolare, la circostanza che il notaio, o i notai associati, grazie anche ad idonee circostanze di luogo e di tempo, possano impartire direttive e linee guida ai loro dipendenti su come predisporre le formalità e mantenere il giornaliero controllo diretto dell’attività stessa. Fondamentale è poi, perché si possa ancora parlare di personalità della prestazione, che il notaio non “compri” il servizio diretto alla predisposizione della formalità, circostanza che potrebbe incidere anche sul requisito dell’imparzialità.

Da più parti, con riferimento al tema della gestione esterna allo studio del singolo notaio o della singola associazione notarile delle formalità post stipula, si è invocata una forma di gestione, quasi consortile di questa fase della nostra attività. E’ una possibilità tutta da indagare a fronte di proposte concrete in merito, purché si superi quello che può essere il problema sopra prospettato della “commercializzazione” della predisposizione degli adempimenti notarili, fenomeno che, come più volte ribadito, potrebbe essere deleterio per la nostra categoria.

Con riferimento a quest’ultima ipotesi al vaglio, si è anche sostenuto che esperienze simili sono state vissute per le vendite auto e sono vissute attualmente e in maniera proficua in materia di aste, gestite insieme da più notai: non penso di sbagliare però se affermo, che queste attività non rappresentano e non hanno mai rappresentato il core business della nostra attività e non possono essere poste sullo stesso piano delle formalità volte alla creazione del contenuto dei pubblici registri. Quanto sopra non esclude comunque la necessità che il notariato vada a ricercarsi nuovi campi di competenze.

Piuttosto, in fase propositiva, ritengo che noi, potremmo e dovremmo trovare collaborazioni e condivisioni, quasi a creare delle reti, in altri settori della nostra attività, considerata anche la mole di dati e di documentazione di cui la nostra categoria dispone nel suo complesso.

Ma giunto alla fine di queste mi considerazioni mi accorgo che la fonte delle problematiche sollevate dalla tematica in esame è più profonda e generale ed investe in pieno quella, forse allo stato attuale insolubile, della ricerca di un nuovo punto di equilibrio tra “Concorrenza” da un lato e Sistema Notariato legato alla Pubblica funzione dall’altro.

 


Vuoi ricevere una notifica ogni volta che Federnotizie pubblica un nuovo articolo?

Iscrivendomi, accetto la Privacy Policy di Federnotizie.

Attenzione: ti verrà inviata una e-mail di controllo per confermare la tua iscrizione. Verifica la posta in arrivo (e la cartella Spam) e conferma la tua iscrizione, grazie!