Un’occhiata al bilancio 2017

Dal sito di Notartel abbiamo recuperato alcuni documenti sulle attività svolte negli ultimi anni e fra questi vi sono i bilanci di esercizio.

Quello che emerge dalla relazione sulla gestione del bilancio 2017 (in attesa di leggere la relazione del Segretario del CNN sull’attività del 2018 che sarà pubblicata prima del Congresso) è un’attività concentrata sul miglioramento dei servizi ordinari offerti al notariato, che si è concretizzata in: (i) servizi di posta elettronica potenziati (di cui non è possibile conoscere i costi di gestione); (ii) adeguamento dei sistemi informatici alla fatturazione elettronica con restyling del sistema di Conservazione Fiscale Online; (iii) adeguamento della piattaforma delle aste telematiche alle nuove specifiche tecniche ministeriali per il nuovo processo civile telematico (in corso anche per l’anno 2018); (iv) implementazione del software di estrazione dei dati statistici fornito al Consiglio Nazionale; (v) sostituzione delle smart card dei notai; (vi) miglioramento della piattaforma per la conservazione degli atti informatici, (vii) nuova versione del software civile telematico, (viii) miglioramento dell’albo unico; (ix) nuovo applicativo per controllare le spese per servizi a pagamento resi ai notai; (x) elaborazione della nuova piattaforma per i protesti (STAD, a pagamento dal 1 luglio 2018).

Unica attività di innovativa pura ovvero inerente a piattaforme o servizi prima assenti, sembra essere la costruzione del portale per le aste notarili ai sensi della nuova normativa sul processo esecutivo; il portale è stato iscritto nel relativo elenco del Ministero della Giustizia.

Sempre nell’ambito di attività di innovazione si deve indicare come, nella relazione sulla gestione del bilancio 2017, si è dedicato spazio a una deliberazione del Consiglio Nazionale per elaborare un sistema di firma digitale in remoto, senza utilizzo della smart card. Tuttavia sembra che la relativa attività di sviluppo non sia stata iniziata nel 2017, essendo stata indicata anche come progetto dell’anno 2018. Innovativa è anche l’attività inerente alla blockchain menzionata nella relazione al bilancio 2017 ma che sembra non abbia avuto inizio lo scorso anno poiché è indicata come l’unico oggetto di ricerca e sviluppo per l’anno 2018.

Nell’anno 2018 si prevedono inoltre investimenti hardware, lo sviluppo della conservazione della documentazione non fiscale, il miglioramento grafico e organizzativo del RUN dell’annuario e della BDN, l’implementazione delle aste e relativi avvisi, lo sviluppo della firma qualificata remota, lo sviluppo di servizi cloud e uno sviluppo dello Istrumentum Lite.

Segnaliamo, per completezza, che nell’assemblea di approvazione del bilancio del 20 aprile 2018, i soci Cnn e Cassa non hanno formulato osservazioni.

INVESTIMENTI

Dal bilancio dell’esercizio 2017 emerge come siano stati effettuati investimenti complessivi per circa Euro 1.627.000, principalmente (nella misura del 54%) per hardware e nella misura del 12% per software. Il 30% (circa Euro 530.000) sono costituiti da spese per consulenti esterni (professional services). Residua poi una voce generale di spese per investimenti del 4% (spese pluriennali).

La voce professional services inerisce all’utilizzo di consulenti esterni per progetti particolari o attività che il personale di Notartel non è in grado di svolgere.

Per avere un ordine di grandezza dell’importo totale degli investimenti sul bilancio si consideri che il valore di produzione di Notartel per l’anno 2017 è di Euro 169.561.246 per un utile di Euro 1.720.426. Non ha debiti rilevanti a eccezione del leasing immobiliare della nuova sede (destinata esclusivamente a Notartel di fronte alla sede del Consiglio Nazionale del Notariato) acquistata nel 2006 con scadenza nel 2026, per un costo di circa Euro 786.000 all’anno (per complessivi circa 15 milioni di euro) .

INNOVAZIONE, INVESTIMENTI E PERSONALE

Il personale è costituito da 47 impiegati ordinari, 9 quadri e 3 dirigenti, per un costo complessivo di oltre 4.000.000 Euro annui. Alla ricerca e sviluppo è addetta una sola persona; alla progettazione sono destinate otto persone.

Notizia di pochi giorni fa è che è stata avviata una ricerca di cinque figure professionali dei quali tre sviluppatori software, un sistemista e un project manager.

INVESTIMENTI 2018

La spesa per il 2018 è prevista in aumento sino a Euro 2.000.000 circa. Non sembrano esserci grandi modifiche alla politica svolta. Aumentano tuttavia le spese per i professional services che passano da 530.000 Euro circa per l’anno 2017 a un costo di Euro 1.225.000 (vedi grafico sopra).

INNOVAZIONE: BLOCKCHAIN E REGISTRI SUSSIDIARI – iSTRUMENTUM

Quel poco di attività innovativa non sembra essere programmata in modo organico ma il frutto di azioni estemporanee.

Qualche giorno fa l’Italia ha firmato la propria adesione alla Blockchain Partnership confermando l’interesse del nostro Governo a portare avanti l’utilizzo di questa  tecnologia; il notariato era sul pezzo ed è fondamentale che torni ad esserlo per farsi trovare pronto a collaborare evidenziando i limiti e le opportunità nell’interesse dei cittadini e delle imprese.

Si pensi a questo proposito alla campagna della Notarchain, il notariato a servizio della cittadinanza nella tecnologia blockchain: dopo i grandi proclami al Congresso nazionale dello scorso anno, la collaborazioni con il colosso IBM e la grande attenzione manifestata dai media specializzati e dagli operatori del mercato si è registrato un fortissimo e inspiegabile (o quanto meno non spiegato) rallentamento che ne ha portato alla scomparsa dal dibattito interno, salvo ricomparire negli ultimi tempi la notizia di un hackaton di due giorni sulla blockchain dei notai; la Blockchain notarile riappare poi assai ridimensionata al forum della pubblica amministrazione di maggio, dove Notartel ne presenta un esempio da offrire al Paese: il prototipo di un albo unico delle professioni, “uno strumento utile per uniformare le informazioni di diversi database”. Arriva poi di recente un altro annuncio relativo all’utilizzo della tecnologia Blockchain da parte del Consiglio Notarile di Torino che intende mettere a disposizioni delle circoscrizioni comunali un “registro contabile virtuale” per le consultazioni con i cittadini.

Sembra quindi che di strada dal Congresso nazionale del 2017 a oggi ne sia stata fatta ancora poca e si sa che in questi settori la “velocità” operativa è fondamentale per evitare di restare indietro.

E dove sono finiti i Registri volontari telematici (Dat, Donazione degli organi, opere Siae, Procure, etc) annunciati anch’essi al Congresso di Palermo?

Lo stato di salute di iSTRUMENTUM

I dati ufficiali forniti da Notartel parlano chiaro: nel 2017 sono stati solo 1455 gli atti conservati con iStrumentum ed il relativo servizio è stato utilizzato da 891 notai.

Sono dati eloquenti, che testimoniano uno scarso utilizzo della piattaforma, ma sarebbe interessante sapere anche quanti atti ha fatto ciascun notaio per capire se siano concentrati tutti in pochi “fruitrori abituali” (in astratto, sarebbe possibile che degli 891 notai che hanno fruito della piattaforma, 890 notai hanno stipulato un solo atto e gli altri 565 atti sono stati stipulati da un solo notaio). Basti pensare che in Francia su circa 4 milioni di atti pubblici, sono stati stipulati 2,4 milioni di atti informatici.

Abbiamo preso spunto da questi dati per chiederci perchè iStrumentum sia stato utilizzato così poco, a dispetto delle potenzialità della piattaforma e dei benefici che un uso diffuso della stessa potrebbe portare al nostro lavoro quotidiano.

Ci siamo resi conto che iStrumentum è un software il cui utilizzo è farraginoso e poco agevole, e presenta alcuni difetti che, a quasi due anni dalla sua presentazione al Congresso Nazionale di Verona del 2016, sono stati solo in parte rimossi.

In generale abbiamo rilevato che iStrumentum dialoga con difficoltà con i software di gestione che ciascuno di noi ha nel proprio studio: a dirla tutta, in certi casi il dialogo si interrompe completamente e iStrumentum sembra isolarsi dagli altri sistemi di gestione.
Un primo esempio: l’atto notarile viene redatto ed impostato sul nostro software di studio e successivamente caricato sulla piattaforma iStrumentum; dopo il caricamento, però, l’atto diventa immodificabile (non esistendo le “postille informatiche”), a meno che non si ricominci l’intero iter sin dall’inizio: inserimento delle modifiche sul gestionale di studio e caricamento di un nuovo file sulla piattaforma iStrumentum. E’ di tutta evidenza come una simile procedura sia inutilmente complessa e renda iStrumentum difficilmente utilizzabile per gli atti stipulati fuori dallo studio del notaio. La recente introduzione di “iStrumentumWeb”, d’altro canto, non ha spezzato questo nesso di dipendenza (si potrebbe dire: sudditanza) nei confronti del gestionale di studio.

Manca inoltre un sistema che consenta di collegare automaticamente agli atti sottoscritti con iStrumentum le ricevute di registrazione e trascrizione (o di deposito presso il Registro delle Imprese) che sono conservate sul gestionale di studio.

Accanto a un più efficiente sistema per inserire i dati di registrazione e trascrizione, sarebbe utile prevedere la conservazione nel sistema gestito dal cnn, anche delle suddette ricevute. Ciò, per esempio, consentirebbe di poter trasmettere al cliente un unico plico con copia autentica digitale atto, ricevuta dettagliata dei pagamenti e nota di trascrizione. Un fascicolo del cliente digitale completo prelevato dal medesimo ‘luogo’ digitale.

iStrumentum, inoltre, è fruibile solo in presenza di un collegamento Internet; anche in questo caso, si tratta di una scelta che certamente non agevola la stipula degli atti fuori dallo studio, che invece dovrebbero rappresentare il campo di elezione per l’utilizzo della piattaforma. Pensiamo ai mutui in banca o agli atti stipulati presso l’abitazione di un cliente; pensiamo inoltre a una procura sottoscritta da un imprenditore presso i suoi uffici: la circostanza che si debba richiedere ogni volta l’accesso ad Internet contribuisce a rendere iStrumentum certamente poco appetibile e inidoneo a soddisfare quelle esigenze di semplificazione per le quali era stato creato (ovviamente iStrumentum-web non risolve il problema).

A proposito di semplificazione: un segmento del nostro lavoro in cui iStrumentum potrebbe essere assai utile è quello della sottoscrizione e della successiva circolazione delle procure speciali. L’utilizzo di iStrumentum consente infatti di generare ab origine una procura in formato digitale; nello stesso formato, poi, la procura può essere trasmessa al collega che la deve utilizzare. Il tutto evitando i numerosi passaggi cui tutti noi siamo abituati: sottoscrizione della procura in formato cartaceo, estrazione della copia in formato digitale, apposizione della certificazione di conformità e successivo invio al collega. Abbiamo però scoperto che il file così generato (con estensione “.ati”) non può essere allegato direttamente ad un atto informatico in quanto iStrumentum non lo “riconosce” (!!) e occorrerebbe, quindi, fare un nuovo doppio passaggio (copia cartacea e successiva copia digitale in formato “.p7m”.

Inoltre, fino a pochi mesi orsono il file generato da iStrumentum (con estensione “.ati”) non poteva essere letto e scaricato da chi non fosse a sua volta in possesso di iStrumentum o avesse scaricato un’apposita applicazione. In altri termini, il file generato da iStrumentum non era facilmente leggibile dal suo beneficiario finale, ossia il notaio che doveva servirsi della procura: tutto questo contribuiva a rendere iStrumentum un software scarsamente appetibile, in quanto inidoneo ad agevolare la circolazione delle procure. Nel luglio del 2018 Notartel ha comunicato la creazione di “iStrumentumVOL”, il verificatore online dell’atto informatico in formato “.ati”. Si tratta di un’applicazione web che consente di controllare i requisiti di un atto informatico sottoscritto con firma digitale e/o grafometrica: con il rapporto di verifica si potrà leggere e scaricare in formato PDF il documento sottoscritto digitalmente ed estrarne copia autentica. Abbiamo però verificato che anche il verificatore non funziona sempre.

In definitiva, iStrumentum è una piattaforma che ha notevoli margini di miglioramento e che meriterebbe investimenti più consistenti: dal bilancio del 2017 emerge infatti che soltanto il 12% degli investimenti effettuati nel corso dell’ultimo anno ha riguardato il settore “software”, ed in particolare solo 7.000 euro sono stati stanziati per la “firma grafometrica”.

iStrumentum rappresenta, ad oggi, il principale veicolo di diffusione dell’atto notarile informatico ed occorre un salto di qualità da parte del Notariato italiano e della società che cura i suoi investimenti tecnologici.

Mutui Connect – Mutuitel: Chi l’ha visto?

In relazione a Mutui Connect era stato sottoscritto in data 28 novembre 2012 un Protocollo d’Intesa tra l’Associazione Bancaria Italiana e il Consiglio Nazionale del Notariato (CNN) “per il trasferimento informatico degli atti necessari alle operazioni di erogazione e portabilità dei mutui”.

Il sistema veniva previsto cosicché “I soggetti coinvolti potranno pertanto collegarsi al proprio sistema di riferimento (piattaforma ABI/ConsorzioCBI per le banche (e intermediari) e piattaforma RUN/Notartel per i Notai) scambiandosi flussi informativi e documenti secondo un processo condiviso, in sicurezza e con piena validità giuridica.” (Comunicato stampa ABI CNN del 28 novembre 2012).”

Dal sito del Consorzio CBI si apprende che “Il Consorzio CBI è stato designato dall’Associazione Bancaria Italiana (ABI) quale soggetto tecnico deputato a curare lo sviluppo dell’infrastruttura tecnologica funzionale alla piena operatività della Piattaforma Telematica Mutui, secondo quanto previsto dall’accordo siglato con Notartel in data 09/04/2014. La Piattaforma Telematica Mutui consente ad una Banca, sia essa Consorziata o meno, di effettuare operazioni nell’ambito dei finanziamenti ipotecari scambiando informazioni e documenti in via telematica con altre Banche e con i Notai connessi alla Piattaforma.”

Dallo stesso sito è scaricabile la presentazione della Piattaforma Telematica Mutui del Giugno 2017.

Al Congresso del Notariato di Palermo del 2017 veniva annunciato che il progetto condiviso con ABI aveva assunto la nuova denominazione di Mutuitel e veniva evidenziato che ”La piattaforma consente di gestire, oltre al consueto scambio documentale, anche l’autorizzazione all’esecuzione di transazioni predeterminate dalla banca, affidata al notaio, al verificarsi di presupposti preventivamente concordati, nell’ambito dell’erogazione di un finanziamento”.

Al Salone dei Pagamenti il 24 novembre 2017 è stato presentato Mutuitel. (“Il Salone dei Pagamenti è l’appuntamento per banche, istituzioni, imprese, professionisti, esercenti, pubblica amministrazione e non addetti ai lavori, costruito per creare un momento di confronto sulla payvolution, ovvero i trend emergenti ed evolutivi dei servizi e sistemi di pagamento, le nuove tecnologie e la sicurezza”.)

Dal seguente sito: https://abieventi-statics-external.s3-eu-west-1.amazonaws.com/Angelo%20Peppetti%2C%20ABI.pdf è scaricabile la presentazione da parte dell’ Ufficio Crediti ABI: “Mutuitel: la piattaforma telematica a supporto di banche e notai per la digitalizzazione dei processi di erogazione e surroga dei mutui”.

Dal bilancio 2017 emerge un investimento di Euro 2.000,00 “CNN – ABI .MUTUI CONNECT”.

ASTE ED AVVISI NOTARILI

In merito ad Avvisi Notarili e Aste telematiche (RAN), sempre al Congresso di Palermo veniva evidenziato che si era giunti al quinto anno di esercizio e che nel quinto anno si era “ampliato lo scenario d’azione della RAN” perché il portale è “in grado di operare non più solo nelle aste delle dismissioni degli Enti e delle procedure concorsuali, ma anche in quelle delle nuove procedure esecutive e, soprattutto, nei processi di vendita del libero mercato”, attraverso il portale “Avvisi Notarili”, utilizzabile sia dai Notai iscritti alla RAN per le pubblicazioni degli avvisi di vendita, sia dal pubblico per la ricerca dei beni (prevalentemente immobili, ma anche mobili).

Si dava atto che si era registrato un aumento delle procedure svolte per conto dei Tribunali, che avevano superato le consistenze di quelle derivanti dagli Enti (su tutti il Tribunale di Firenze, ma anche Arezzo, Brescia, Firenze, Genova, Lucca, Padova, Prato, Reggio Emilia, Roma) e si dava atto dell’imminente ingresso a regime del sistema delle aste telematiche giudiziarie.

Si comunicava che Notartel si era iscritta al Registro dei Gestori delle Vendite Telematiche tenuto presso il Minsitero della Giustizia come “Gestore della Vendita” (dal sito del Ministero della Giustizia al 26 settembre 2018 risultano 45 gestori iscritti, Notartel Spa figura come n. 10).

Quanto ai numeri, veniva precisato che 52 bandi complessivi di Enti e aste di Tribunali sulla RAN hanno generato una circolazione “di beni e aziende per un importo complessivo di Euro 263.356.101,61, incrementando significativamente il “traffico informatico” sulla RAN”; si dava atto del flusso medio delle aste telematiche “è di circa venti aste al giorno” e si prevedeva che “già nei primi mesi del 2018 il flusso delle aste registrerà un notevole incremento in vista del quale è già in corso l’adeguamento dell’organizzazione della struttura tecnica.”

Si dava altresì atto del nuovo “orizzonte” del mercato privato “che da progetto è divenuto una realtà operativa e che ha visto la pubblicazione nell’ultimo trimestre dei primi avvisi di vendita”.

https://www.avvisinotarili.notariato.it/ e http://www.venditepubblichenotarili.notariato.it/ sono i due portali internet.

Sempre al Congresso di Palermo si descriveva il “Progetto di comunicazione” con la creazione della “Rete dei Referenti per il Progetto Aste, che ha visto la recente nomina di uno o più Notai in ciascun Distretto Notarile il cui principale obiettivo è, dunque, quello di:

• presentare il nostro sistema ai soggetti istituzionali coinvolti dalle recenti riforme delle procedure esecutive quali i Presidenti dei Tribunali, i giudici e i delegati;
• creare reti di contatti con gli altri professionisti interessati (ad es. Curatori fallimentari);
• aggiornare i notai sul territorio attraverso i materiali illustrativi predisposti dal CNN;
• organizzare a livello locale conferenze di formazione sulle aste digitali e di diffusione del sistema al fine di ampliare le convenzioni finalizzate alla dismissione dei beni pubblici e privati;
• incrementare l’utilizzo del portale Avvisinotarili.it per la pubblicità qualificata da parte di operatori pubblici e privati (banche, società immobiliari, professionisti, singoli soggetti etc).

Si dava anche atto del “piano di comunicazione” destinato all’opinione pubblica, che ha portato al comunicato stampa dell’aprile 2018 relativo agli immobili col bollino blu “Avvisi Notarili, il nuovo portale del Notariato: “L’immobiliare è più sicuro con il “bollino di garanzia del notaio” (https://www.avvisinotarili.it/gav/content/comunicati/Comunicato-stampa.html) – (su cui già Federnotizie: https://www.federnotizie.it/bollino-blu-obiettivi-e-rischi/#more-12579).

Dal bilancio 2017 emerge un investimento di 158.000,00 “DIG – SISTEMA ASTE”.

Alla pagina http://www.venditepubblichenotarili.notariato.it/Home/INostriServizi sono pubblicizzati i costi del servizio che sembrano molto competitivi (anche alla luce dei costi a percentuale di altri gestori): “Per la pubblicazione da parte del delegato alla vendita di un avviso sui portali gestiti da Notartel è previsto un costo di € 50,00 + IVA ad avviso pubblicato; Per la gestione delle vendite telematiche con le piattaforme Notartel è previsto un costo così suddiviso: € 100,00 + IVA a lotto aggiudicato per immobili fino a 100.000 euro; € 200,00 + IVA a lotto aggiudicato per immobili fino a 200.000 euro; € 300,00 + IVA a lotto aggiudicato per immobili oltre 200.000 euro”.

Dal 19 febbraio 2018 è divenuta obbligatoria la pubblicazione dell’avviso della vendita giudiziaria sul sito internet Portale delle Vendite Pubbliche (vedi anche https://www.federnotizie.it/lespropriazione-forzata-immobiliare-la-pubblicita-e-la-vendita-telematica/).

Con delibera del Consiglio Superiore della Magistratura del 23 maggio 2018 sono state date istruzioni ai Tribunali in merito alla nomina dei gestori delle vendite telematiche, come anche comunicato dal Cnn.

Nel comunicato si legge che “Allo stato, in questa fase iniziale e in attesa di verificare se sia concreta la possibilità che la gestione delle vendite venga interamente assunta dalla struttura ministeriale, la soluzione che presenta minor margine di incertezza è, tuttavia, quella di rimettere la scelta del gestore alla individuazione che di volta in volta farà il singolo giudice dell’esecuzione, nel rispetto di un principio generale di trasparenza e buon andamento che suggerisce, anche in questa materia, la rotazione degli incarichi.”

Abbiamo quindi provato ad esaminare gli annunci presenti sul sito https://www.avvisinotarili.notariato.it/ estraendo alcuni dati.

Abbiamo fatto diverse ricerche (con o senza filtri) e i dati appaiono di difficile lettura e a volte contrastanti (anche tra avvisinotarili e venditepubbliche notarili). Ciò che sembra però emergere è l’esiguità di esecuzioni individuali tramite il nostro portale, a cui sembrerebbero preferiti i nostri “concorrenti”.

Anche se i dati risultanti sui nostri siti potrebbero non essere ancora sincronizzati con i dati presenti sul portale delle Vendite Pubbliche del Ministero della Giustizia ed anche se i criteri di ricerca dei vari siti sono differenti e quindi difficilmente confrontabili, tuttavia da una ricerca del 26 settembre 2018 sui nostri siti è pubblicata un’unica asta (anche se ci risulta che finora ne sono state gestite circa 80), per esecuzione individuale, da tenersi dopo il 26 settembre 2018, (le dismissioni invece sono molte di più: 485) mentre sul portale astalegale.net compaiono 2536 aste (!) con la modalità “sincrona mista” (nella sezione “asta telematica – spazio aste” ).

Inoltre alcuni dei nostri “concorrenti” (per esempio astalegale) hannocomunicato di fornire assistenza on-site agli utenti che partecipano alle aste e supporto al professionista delegato con personale presente fisicamente in Tribunale; Notartel mette a disposizione l’assistenza telefonica e on-line..

Come abbiamo visto, a parte il Tribunale di Firenze (e pochi altri), la maggioranza dei Tribunali non consente l’utilizzo della Ran e per ovviare a questo ostracismo è stato di recente firmato un protocollo con Avvocati e Commercialisti per consentirgli di utlizzare la nostra Rete, a parità di condizioni rispetto a noi. Con comunicato stampa congiunto del Consiglio Nazionale del Notariato, Consiglio Nazionale Forense e Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili del 18 maggio 2018 si è reso infatti noto che “La piattaforma tecnologica per le aste telematiche giudiziarie del Notariato è a disposizione anche di Avvocati e Commercialisti. L’accordo si propone di rafforzare la collaborazione tra le tre categorie professionali … i tre ordini professionali, attraverso le proprie istituzioni locali, si propongono come sportelli informativi in modo da agevolare al massimo la partecipazione alle aste allargando il mercato sia territorialmente che socialmente.”

Ma non sarebbe stato più efficace da parte del Cnn, prima di investire e “annunciare”, sensibilizzare i Tribunali italiani (e le altre professioni) affinchè l’iniziativa fosse accolta con favore? Manca un vero e proprio piano finanziario ed è mancata un’adeguata “copertura politica” (all’interno e all’esterno della categoria) che rischia di vanificare questo investimento e l’obiettivo politico di far conquistare centralità al notariato.

Segue l’editoriale del direttore “La nostra Notartel“.

un ringraziamento particolare per questo articolo va ai notai Edoardo Rinaldi, Francesco Santopietro e Antonio Teti

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