Il tesoretto degli archivi notarili

Notariato e archivi notarili vivono un rapporto pressoché simbiotico. Gli archivi notarili vivono al servizio del notariato e senza di esso non avrebbero ragion d’essere.

Per comprendere ciò è sufficiente leggere quanto scrive riguardo a essi, sul suo sito, il Ministero di Giustizia.

“Ad essi (archivi notarili distrettuali ndr) sono demandati:

  • compiti archivistici: conservano per un centennio tutti gli atti ed i repertori dei notai cessati dall’esercizio ed altri atti attinenti all’attività negoziale
  • attività di controllo sulla pubblica funzione notarile: gli atti dei notai vengono sottoposti, con cadenza biennale, ad ispezione ordinaria mentre i repertori vengono sistematicamente controllati attraverso le copie che mensilmente i notai depositano in archivio; in casi eccezionali, gli atti vengono sottoposti ad ispezione straordinaria; gli archivi provvedono a promuovere i procedimenti disciplinari nei confronti dei notai per le infrazioni rilevate nelle proprie attività di controllo ed a dichiarare l’estinzione degli illeciti disciplinari delle infrazioni punibili con la sola sanzione pecuniaria, rilevate nelle ispezioni
  • attività di certificazione: rilasciano le copie degli atti conservati
  • notarili restituzioni di testamenti ed altri documenti; regolarizzazione degli atti dei notai cessati dall’esercizio
  • funzioni amministrative e contabili: amministrano il personale, riscuotono proventi e tasse, provvedono alla liquidazione, ordinazione e pagamento delle spese per forniture e somministrazioni necessarie all’andamento dell’ufficio, gestiscono il patrimonio immobiliare dell’Amministrazione
  • funzioni di vigilanza sugli archivi notarili mandamentali, uffici di pertinenza delle amministrazioni comunali: in tali archivi sono conservate le copie per la registrazione trasmesse dagli Uffici del registro.

In sintesi, gli archivi hanno una funzione di conservazione degli atti dei notai cessati anche al fine di svolgere le attività successive strettamente connesse ai loro atti e una funzione di vigilanza sui notai all’attività. Funzioni quindi concentrate a servizio e completamento dell’attività notarile.

Reciprocamente l’esistenza degli archivi notarili è necessaria per garantire all’attività notarile la connotazione di pubblica funzione. Se gli atti notarili non fossero più reperibili o fossero difficilmente reperibili dopo la cessazione del notaio, se gli atti e i repertori non fossero soggetti ad un rigoroso controllo da parte degli archivi, i notai potrebbero essere parificati a qualsiasi altro professionista perdendo così quella connotazione pubblicistica che ne fa un imprescindibile unicum negli ordinamenti di diritto civile.

Proprio in questa simbiosi trova una sua logica spiegazione il fatto che l’amministrazione degli archivi notarili è quasi interamente finanziata con risorse versate dei notai, con ordinamento e gestione finanziari separati da quelli del Ministero della Giustizia.

Nel 2022, ad esempio, gli archivi notarili hanno incassato oltre 91.000.000 di euro di tassa archivio, e circa 7.500.000 euro di aggio sulle quote di onorari e sui contributi riscossi per conto della Cassa Nazionale del Notariato. Dati questi confermati nelle previsioni di bilancio degli anni 2023, 2024 e 2025. Per il funzionamento degli archivi notarili i notai versano circa 100.000.000 di euro l’anno. Poco meno di 20.000 euro a testa, dei qualiquasi un quinto NON vengono utilizzati per il funzionamento degli archivi.

Sempre dal bilancio consuntivo per l’anno 2022 si ricava infatti che le spese sono inferiori agli incassi e che tale differenza genera un avanzo da reimpiegare pari a 17.000.000 di euro e che un identico avanzo è previsto per gli anni 2023, 2024 e 2025. In quattro anni quindi i notai hanno versato e verseranno all’amministrazione degli archivi 68.000.000 di euro in più di quanto viene speso per l’erogazione dei servizi.

Ma dove finiscono questi soldi? Abbiamo trovato la risposta nella Deliberazione 11 agosto 2020, n. 11/2020/G della Corte dei Conti che, a pagina 21, ci spiega come la destinazione sia un Fondo Sopravanzi e che “In proposito, l’Amministrazione ha comunicato che la dotazione del relativo Fondo, al 2 luglio 2018, era pari a 838.236.320 euro ed ha rappresentato quanto segue: – le devoluzioni sono state effettuate, valutate le esigenze di gestione, versando somme eccedenti i bisogni degli Archivi”.

Occhio croce quindi, ipotizzando un avanzo da reimpiegare pari a 17.000.000 per esercizio successivamente al 2 luglio 2018, il tesoretto a disposizione degli archivi ammonterebbe oggi a oltre 900.000.000 di euro.

Un tale dato stride rumorosamente con la carenza di personale che ciascuno dei 91 archivi distrettuali lamenta ed ancor più con il grave ritardo nel processo di informatizzazione che enfatizza la carenza di personale ed i ritardi che in molti archivi si sono accumulati nella attività ispettiva.

Proprio nella deliberazione dell’agosto del 2020 la Corte dei Conti ricorda che “che i progetti in corso per la digitalizzazione, fra cui i due più importanti sono quelli per gli estratti repertoriali mensili (previsto dalla legge di stabilità n. 205/201738) e la trasmissione delle richieste di iscrizione alla banca dati dei testamenti, tuttora non sono operativi in quanto si attendono i regolamenti attuativi da parte dell’Ufficio legislativo del ministero”.

Sempre secondo la Corte dei Conti con la digitalizzazione degli estratti repertoriali mensili “circa n. 80 persone potranno dedicarsi ad altri servizi, compensando parzialmente le grandi difficoltà gestionali determinate dalla carenza di personale” e, aggiungiamo noi, migliorerebbe l’efficienza dei controlli sul corretto versamento dei contributi alla Cassa e della tassa Archivio con conseguente ulteriore aumento delle entrate.

Ricorda ancora la Corte che, per i testamenti, la l. n. 246/200539 prevedeva la trasmissione telematica delle richieste di iscrizione al Registro generale dei testamenti, ma ancora oggi le schede (circa 115.000 ogni anno) vengono presentate su antidiluviani modelli di carta copiativa che devono essere manualmente inseriti a sistema dal personale degli archivi. Anche qui è censurabile il ritardo nell’emanazione del regolamento da parte dell’Ufficio legislativo del Ministero.

La Corte dei Conti, consapevole dei vantaggi che la digitalizzazione potrebbe avere, si spinge fino a suggerire l’invio da parte dei notai di una copia informatica degli atti cartacei che costituirebbe “la premessa per l’introduzione di notevoli semplificazioni nel sistema di conservazione documentale: la possibilità, infatti, di delocalizzare e razionalizzare la conservazione del materiale cartaceo, rendendo disponibile la consultazione dei documenti informatici, costituirà un notevole vantaggio.”

A queste innovazioni ci permettiamo di aggiungerne un’altra, divenuta importante ed indifferibile, a seguito della riforma che ha introdotto il conto dedicato. L’informatizzazione del registro somme e valori che potrebbe e dovrebbe così diventare uno strumento contabile di corretta gestione delle somme affidate ai notai, facilitando la gestione dello studio e consentendo un più agevole controllo da parte dei consigli notarili.

In sintesi.

Le risorse finanziarie ci sono (e sarebbero spese per ottenere efficienze che porterebbero a risparmi); le tecnologie sono piuttosto semplici e facilmente reperibili; alcuni progetti sono già ad un passo dalla loro finalizzazione. Il motivo per cui non si riesca a portarli a compimento misterioso.

Forse sarebbe il momento di alzare la voce con il Ministero, prima che qualcuno si faccia venire appetiti su quel tesoretto. Sicuramente è il momento di spiegare alla categoria perché le risorse che vengono messe generosamente a disposizione degli archivi vengano così male utilizzate.

P.S.

È di tutta evidenza come alcuni Archivi Distrettuali siano di dimensioni troppo piccole per poter funzionare correttamente. La stessa Corte dei conti, anche evidenziando un tema di risparmio da un punto di vista immobiliare individua “un primo gruppo di Archivi notarili che potrebbero essere aggregati – nel breve periodo – ad altri: Palmi a Reggio Calabria, Gorizia a Trieste, Pordenone a Udine, Enna a Caltanissetta e Livorno a Pisa”.

In realtà ben di più potrebbero essere le aggregazioni, ma questo è un tema sovrapponibile e coincidente con quello della riunione dei distretti notarili che più volte da queste colonne abbiamo sollevato, ma che, misteriosamente, continua ad essere estraneo all’agenda dei nostri organi istituzionali.

P.S. ULTERIORE

Il testo di questo corsivo era stato elaborato prime del Congresso di Roma dal cui esito è emersa l’esigenza di destinare al Concorso ricorse economiche funzionali alla riduzione dei tempi di correzione dello stesso. Il Consiglio Nazionale del Notariato ha destinato risorse per corrispondere un gettone ai Commissari Notai al fine di ridurre il lucro cessante che dipende dal molto tempo sottratto alla propria attività notarile. Ma altre risorse servirebbero per fornire ai candidati gli strumenti informatici per redigere elaborati più facilmente leggibili e quindi agevolare le operazioni di correzione. E’ evidente che le risorse non occorre trovarle perché già esistono.


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