La data di decorrenza dell’obbligo alla fatturazione elettronica (e-fattura), a meno di colpi di scena, è oramai imminente. Se da un lato il legislatore, anche di fronte ai tanti dubbi espressi dagli operatori, ha optato per un regime sanzionatorio più clemente ma confermando la data di decorrenza, la recente “bocciatura” della fatturazione elettronica da parte del Garante per la protezione dei dati personali, dovuta “alle rilevanti criticità in ordine alla compatibilità con la normativa in materia di protezione dei dati personali” pone nuovi dubbi circa l’effettiva entrata in vigore nei tempi prospettati di tale importante novità. Di seguito si fornisce una sintesi dei tratti salienti del processo di fatturazione elettronica.
di Giuseppe Scapellato, senior manager KPMG S.p.A.
Al fine di razionalizzare il procedimento di fatturazione e registrazione per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi, effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, saranno esclusivamente emesse, a decorrere dal 1° gennaio 2019, fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio.
È questo il contenuto dell’art. 1 commi 909 e seguenti della legge del 27 dicembre 2017, n. 205 (nel seguito “legge di Bilancio 2018”).
L’introduzione dell’obbligo alla fatturazione elettronica è il punto di arrivo di un percorso avviato molto tempo prima. La legge n. 489 del 1994 introduceva infatti nel nostro ordinamento la possibilità di conservare le scritture contabili e i relativi documenti (sino ad allora predisposti e archiviati solo in forma cartacea) sotto forma di registrazioni su supporti di immagini. Il Decreto attuativo che ha reso applicabile tale disposizione normativa è stato emanato circa 10 anni dopo, precisamente il 23 gennaio 2004. Tale decreto ha reso possibile la conservazione, l’archiviazione e l’emissione dei documenti civilistici e fiscali in formato elettronico. Un ulteriore step verso la digitalizzazione si è avuto con il decreto del Mef del 17 giugno 2014 “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto” che, abrogando il D.M. del 23 gennaio 2014, ha fornito indicazioni specifiche con riferimento all’archiviazione e conservazione di scritture contabili, fatture, libri contabili, registri e più in generale di ogni documento rilevante ai fini tributari.
Decisiva, in questo percorso, è stata inoltre la legge 244 del 24 dicembre 2007 (Finanziaria 2008) con la quale il legislatore ha introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica in relazione ai rapporti intrattenuti dalla Pubblica Amministrazione con i propri fornitori di beni e servizi. Il decreto che ha dato attuazione a tale disposizione è il D.M. n. 55 del 3 aprile 2013 con data di decorrenza dal 31 marzo 2015.
Si è dunque giunti al 27 dicembre 2017, quando la legge di Bilancio 2018 ha previsto l’obbligo di fatturazione elettronica con decorrenza dal 1° gennaio 2019 per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi, effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato.
La fattura elettronica è un documento informatico, in formato strutturato XML (eXtensible Markup Language), trasmesso per via telematica al Sistema di Interscambio (nel seguito “SdI”), struttura appositamente istituita dal Ministero dell’Economia e delle Finanze attraverso la quale avviene la trasmissione delle fatture elettroniche.
Il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 89757/2018 ha definito le regole tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche utilizzando il SdI. In particolare tale provvedimento ha chiarito che la fattura elettronica è trasmessa al SdI dal soggetto obbligato ad emetterla o da un intermediario che opera per conto di tale soggetto. La trasmissione della fattura elettronica al SdI può essere effettuata con le seguenti modalità:
a) posta elettronica certificata, di seguito “PEC”;
b) servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle entrate (procedura web, applicazione utilizzabile da dispositivi mobile, software da installare su PC);
c) sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “web service”;
d) sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.
Alcune delle modalità esposte nell’elenco, in particolare quelle alla lettera c) e d), necessitano di un preventivo processo di “accreditamento” al SdI per consentire di impostare le regole tecniche di colloquio tra l’infrastruttura informatica del soggetto trasmittente e il SdI.
La trasmissione telematica al SdI può riferirsi ad una fattura singola ovvero ad un lotto di fatture. Oltre ai campi obbligatori stabiliti dal decreto n. 633 del 1972, la fattura elettronica consente di inserire facoltativamente ulteriori dati utili alla gestione del ciclo attivo e passivo da parte degli operatori. A titolo esemplificativo, una società commerciale potrebbe richiedere ai propri fornitori di indicare sulla fattura elettronica l’ordine di acquisto. Questa semplice informazione aggiuntiva potrebbe facilitare l’abbinamento della fattura con l’ordine d’acquisto all’atto della registrazione.
La fattura elettronica, una volta predisposta, è trasmessa al SdI dal soggetto emittente o tramite l’intermediario scelto, secondo una delle modalità sopra descritte. Tra le opzioni disponibili per garantire l’autenticità della fattura c’è l’apposizione della firma digitale o di firma qualificata da parte dell’emittente del documento.
Il SdI, per ogni file correttamente ricevuto, effettua una serie di controlli propedeutici all’inoltro al soggetto destinatario. Questa attività di verifica si configura come un’operazione necessaria a minimizzare i rischi di errore in fase elaborativa e uno strumento di filtro verso il soggetto ricevente per prevenire, da un lato, possibili e dispendiose attività di contenzioso, e per accelerare, dall’altro, eventuali interventi di rettifica sulle fatture a vantaggio di una più rapida conclusione del ciclo di fatturazione pagamento.
I controlli svolti dal SdI riguardano per esempio la nomenclatura ed unicità del file trasmesso, al fine di evitare che una fattura venga trasmessa più volte, le dimensioni del file per garantire che non ecceda le dimensioni ammesse per il canale di trasmissione prescelto dal destinatario, l’integrità del documento se firmato, per verificare che il documento ricevuto non abbia subito modifiche successivamente all’apposizione della firma, l’autenticità del certificato di firma, se presente, la conformità del formato fattura, la coerenza e validità del contenuto della fattura, la recapitabilità della fattura.
Il mancato superamento di questi controlli genera lo scarto del file che, conseguentemente, non viene inoltrato al destinatario. La fattura elettronica o il lotto di fatture elettroniche contenute nel file si considerano quindi non emesse.
La fattura deve essere emessa al momento di effettuazione dell’operazione, da individuare secondo le regole specifiche indicate all’art. 6 del DPR 633/72. In caso di cessione dei beni mobili, il momento impositivo è la consegna o spedizione del bene stesso. Pertanto in ipotesi di fatturazione immediata, la fattura va emessa entro lo stesso giorno di effettuazione dell’operazione, quindi entro la mezzanotte del giorno in cui è stata effettuata la cessione del bene. E’ sempre possibile per le cessioni di beni mobili optare per il regime di fatturazione differita (che conseguentemente richiede l’emissione di un documento di trasporto), che consente di emettere la fattura entro il giorno 15 del mese successivo. La fattura elettronica si considererà emessa solo e unicamente dopo l’accettazione da parte dello SdI.
La data di emissione della fattura elettronica coincide con la data di trasmissione al SdI ed è riportata nel campo “Data” della sezione “Dati Generali” del file della fattura elettronica.
Nella fattispecie della fattura immediata, ha suscitato non poca preoccupazione la disposizione di procedere all’emissione della fattura e quindi alla sua trasmissione al SdI nel medesimo giorno di effettuazione della prestazione.
A tal proposito, il Consiglio dei Ministri, riunitosi il 15 ottobre 2018 ha incluso nei punti trattati nel Decreto Fiscale la possibilità, a partire dal 1° luglio 2019, di emettere la fattura immediata nei 10 giorni successivi all’operazione cui si riferisce, in deroga all’attuale obbligo di emissione entro il giorno di effettuazione dell’operazione. Si tratta di una misura di semplificazione per l’emissione delle fatture che prevede, inoltre, la possibilità di annotare le fatture nel registro entro il 15 del mese successivo alla loro emissione (anziché come attualmente previsto entro 15 giorni dall’emissione).
Anche nel caso di fatture relative a prestazioni di servizi è ammessa la possibilità di ricorrere alla fatturazione differita. Infatti, l’articolo 21 del DPR n. 633/72, modificato a decorrere dal 1° gennaio 2013 alla luce delle novità introdotte dalla legge n. 228/2012, prevede che in deroga all’obbligo di emettere la fattura per ciascuna operazione al momento dell’effettuazione dell’operazione stessa, “per le prestazioni di servizi individuabili attraverso idonea documentazione, effettuate nello stesso mese solare nei confronti del medesimo soggetto, può essere emessa una sola fattura, recante il dettaglio delle operazioni, entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle medesime”.
L’Agenzia delle Entrate ha recentemente chiarito che la notula, contenente la descrizione dei servizi resi, è un documento idoneo a supportare la fatturazione differita. Pertanto, il professionista che invia al cliente tale documento, potrà emettere la fattura entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui incassa il corrispettivo ed evitare l’obbligo di emettere la fattura immediata entro la mezzanotte del giorno di incasso o entro i 10 giorni successivi (a partire dal 1° luglio 2019).
Per il primo semestre 2019, inoltre, non si applicheranno sanzioni in caso di tardiva emissione delle fatture effettuata entro il termine di liquidazione IVA. Le sanzioni saranno ridotte del 20% se la fattura emessa tardivamente parteciperà alla liquidazione IVA del mese o del trimestre successivo.
Il soggetto che riceve la fattura tramite il SdI è in ogni caso tenuto a registrarla. Eventuali contestazioni o richieste di variazione andranno gestite con le modalità tradizionali; infatti il SdI non consente di respingere o rifiutare le fatture che hanno superato le verifiche di regolarità formale svolte dallo stesso SdI.
In conclusione, è importante notare che l’introduzione della fatturazione elettronica non ha modificato la normativa in tema di imposte sui redditi e sul valore aggiunto. Tuttavia, la ‘tracciabilità’ del dato elettronico e l’introduzione dei controlli formali da parte dello SdI sono destinate a produrre un impatto sui processi contabili adottati da imprese e professionisti, soprattutto con riferimento alla tempestività della fatturazione.
In particolare i professionisti, anche dopo il 1° gennaio 2019, potranno continuare ad applicare il comportamento fiscale precedente, che frequentemente si sostanzia nell’invio al cliente della “notula”, ed emettere la “e-fattura’ con le modalità in precedenza descritte. Infatti la notula, così come l’avviso di parcella o fattura proforma, non rappresenta la fattura ai sensi dell’articolo 21 del DPR 633/72 e l’introduzione della fattura elettronica non ne ha modificato la disciplina. Pertanto il professionista potrà continuare ad inviare al cliente le notule con le modalità utilizzate in passato (formato cartaceo o elettronico trasmesso via email).
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