Il successo dell’atto informatico dipende in prima battuta dal Notariato e dai notai. Dobbiamo essere noi a promuoverne l’utilizzo, con i nostri clienti, in modo da farlo diventare la “regola”, così come sta accadendo in Francia. Dobbiamo imparare a usarlo e, visto che finora, di fatto, siamo stati lasciati soli (come ribadito anche nel recente editoriale La nostra Notartel), proviamo noi di Federnotizie a dare un piccolo aiuto.

In passato abbiamo già segnalato alcuni malfunzionamenti e continueremo a farlo, con l’unico scopo di dare un contributo costruttivo nell’interesse generale.

E’ chiaro che il sistema debba essere migliorato, ma per acquisire padronanza occorre, ovviamente, stipulare atti informatici “veri”, magari cominciando da quelli più semplici in studio. Pregi e difetti del sistema, vedrete, salteranno fuori, ma solo così potremo aiutare i tecnici di Notartel a migliorare il software: avremo modo di segnalare problemi, difficoltà, incongruenze e individuare con maggior precisione le esigenze dei nostri clienti e dei nostri studi, affinché si possa perfezionare lo “strumento”.

Abbiamo quindi pensato di realizzare, con il contributo del sottoscritto e del notaio Marco Fadigati (che ringrazio per la collaborazione), tre video per spiegare, passo dopo passo, come usare Istrumentum e come procedere alla Conservazione a norma degli atti informatici.

Vi possiamo assicurare che, nonostante i tempi ancora troppo lunghi (nei video ovviamente sono stati in parte “tagliati”) e la mancanza di dialogo con i software gestionali di studio, la procedura non è complessa ed è alla portata di tutti: per cominciare bastano un computer, una connessione internet, una tavoletta per la firma grafometrica e la firma digitale del notaio….e poi un paio di ore di formazione, qualche simulazione e si può partire, pur sapendo che qualche (piccolo o grande) intoppo da gestire può sempre arrivare (ma fa parte del nostro lavoro).

I video che abbiamo girato sono stati realizzati da notai che non hanno particolari competenze informatiche. Chiediamo scusa ai più tecnici se qualche passaggio è semplificato, ma non siamo (né vogliamo essere) ingegneri informatici. I notai sono professionisti che lavorano a stretto contatto con i clienti e sono quindi in grado di comprendere che cosa serve realmente e potranno di conseguenza spiegarlo a chi sviluppa questi strumenti e può migliorarli.

Due scenari applicativi della firma grafometrica

Nei video abbiamo simulato due casi:

• un atto pubblico di costituzione di SRL unipersonale;
• una compravendita immobiliare “a distanza” con doppia autentica.

Il terzo video spiega il sistema online di Conservazione a norma.

Ovviamente, abbiamo ipotizzato di lavorare direttamente ed esclusivamente partendo da Istrumentum perché ogni gestionale di studio “comunica” in modo diverso (in realtà, alcuni non dialogano affatto e altri lo fanno ancora in modo insufficiente).

Chi avrà voglia di cimentarsi scoprirà che si tratta comunque di una procedura semplice, soprattutto dopo aver preso confidenza con il procedimento tecnico. Provate e cominciate a stipulare atti informatici. E poi comunicatelo ai colleghi e ai clienti.

Siamo convinti che il Notariato abbia bisogno di far sapere, con i fatti, non soltanto di essere all’avanguardia e pronto al progresso tecnologico, ma anche di saperlo indirizzare verso strade efficienti, utili e sicure per il sistema e per i cittadini.

Questi video rappresentano solo un primo piccolo passo, con la speranza di poter fornire un servizio utile ai nostri clienti, al Notariato e ai notai.

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Domenico Chiofalo

Classe 1976, in esercizio come notaio dal 2004 con sede a Malnate (VA). Già docente della Scuola di Notariato dello Stretto e della Scuola di Notariato della Lombardia, dal 2012 al 2015 è stato presidente dell’Associazione Sindacale dei Notai della Lombardia-Guido Roveda (Federnotai Lombardia). È stato componente delle Commissioni Comunicazione e Settore Propositivo del Consiglio Nazionale del Notariato.